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Kommunikation mit den Studierenden

Informieren Sie Ihre Studierenden rechtzeitig über die Online-Prüfung und über die Kommunikationsmaßnahmen während einer Online-Prüfung. Die ersten Informationen können Sie in Ihrer Lehrveranstaltungsumgebung über die Ankündigungen an Ihre Studierenden kommunizieren. Sie können dafür diese Textvorlage verwenden.

Detaillierte Informationen zur Online-Prüfung können Sie per E-Mail oder in einer Online-Prüfungsumgebung sowie in Ihrer Lehrveranstaltungsumgebung über die Ankündigungen zur Verfügung stellen. In der Online-Prüfungsumgebung finden Sie im linken Seitenmenü eine vorab erstellte Inhaltsseite, die Sie adaptieren können.

Für die Kommunikation während einer Online-Prüfung können Sie Microsoft Teams oder E-Mails nutzen.

Microsoft Teams

Mit der Einrichtung der Online-Prüfungsumgebung auf MyLEARN wird Ihnen ebenso ein Team mit dem gleichnamigen Namen „Distanzprüfung_Ihr Planpunkt“ in Microsoft Teams erstellt. Für diejenigen, die ihre Prüfung in der Lehrveranstaltungsumgebung durchführen, steht eine Anleitung "Wie erstelle ich ein Team in Microsoft Teams?" zur Verfügung.

In Microsoft Teams finden Sie zur besseren Übersicht drei vorab erstellte Kanäle:

  1. Ankündigungen: Unter Ankündigungen können Sie und weitere Administrator*innen von Teams (Fachaufsichten) Ihre Studierenden über wichtige Informationen oder Änderungen während der Prüfung informieren. Die Studierenden haben im Kanal „Ankündigungen“ nur Leserechte und können somit keine Beiträge posten.
  2. Inhaltliche Fragen: Studierende können Ihnen in diesem Kanal fachliche Fragen zu den Prüfungsfragen stellen.
  3. Technische Probleme: Studierende können in diesem Kanal technische Probleme melden, aufgrund derer eine Unterbrechung oder ein Abbruch der Prüfung erforderlich ist. Weitere Informationen finden Sie hier.

Bitte beachten Sie, dass alle Chatnachrichten in den Kanälen von allen Mitgliedern und Administrator*innen eingesehen werden können.

HINWEIS!

Als Administrator*in eines Teams in Microsoft Teams können Sie Kanäle löschen oder umbenennen. Wie Sie Microsoft Teams für die Kommunikation während einer Online-Prüfung nutzen können, erfahren Sie im Webinar zu „Microsoft Teams als Kommunikationstool für Online-Prüfungen“.

Auf der Startseite der Online-Prüfungsumgebung finden Studierende den Link, über den sie Teams beitreten können. Es empfiehlt sich die Desktop App Microsoft Teams am Computer und am mobilen Gerät herunterzuladen.

Warum Microsoft Teams?

Mit Microsoft Teams erhalten Sie die Möglichkeit Ihre gesamte Studierendengruppe zu erreichen. Sie können Ankündigungen erstellen, die für alle Studierenden sichtbar sind.

Da alle Chatnachrichten von allen Mitgliedern eingesehen werden können, besteht die Möglichkeit, dass Studierende sich gegenseitig unterstützen – besonders bei technischen Unsicherheiten oder Problemen.

Das Einsehen der Chatnachrichten aller Mitglieder weist jedoch auch Nachteile auf. Studierende haben die Möglichkeit Lösungsvorschläge zu teilen. Daher ist es wichtig, Kommunikationsregeln zu vereinbaren. Ein Beispiel wäre die Regel im Kanal „Inhaltliche Fragen“ keine Screenshots, keine Lösungsvorschläge, etc. posten zu dürfen.

Wie erstelle ich ein Team in Microsoft Teams?

  1. Klicken Sie im linken Seitenmenü auf Teams.
  2. Um ein Team zu erstellen klicken Sie auf "Team beitreten oder erstellen" und dann auf den Button "Team erstellen".
  3. Wählen Sie die Vorlage "Andere" aus.
  4. Geben Sie nun den Titel der Prüfung an und legen Sie bei Datenschutz fest, dass es ein öffentliches Team ist. Somit haben Studierende die Möglichkeit über einen Link sich selbst zum Team einzuschreiben.
  5. Sie können nun Mitglieder hinzufügen und / oder Kanäle über die 3 Punkte neben Ihrem Team erstellen.

E-Mail

Falls Sie Microsoft Teams nicht nutzen möchten, können Sie den Studierenden eine E-Mail-Adresse für Fragen und Meldungen nennen. Es wird empfohlen, dass eine Person aus Ihrem Team diese E-Mail-Adresse verwaltet und die jeweiligen Studierendenanfragen an die Kolleg*innen, die Fachaufsicht sind, verteilt. Einige Prüfungsverantwortliche aus der Prüfungswoche April haben ausschließlich E-Mail als Kommunikationstool genutzt und damit gute Erfahrungen gemacht.

Warum E-Mail?

Mit E-Mail haben Sie eine individuelle Kommunikation mit einzelnen Studierenden. Sie können E-Mails nutzen, wenn Sie keine Ankündigungen während der Online-Prüfung an alle Studierenden aussenden werden.

MS Teams & E-Mail

Einige Prüfungsverantwortliche aus der Prüfungswoche April haben die beiden Tools miteinander kombiniert. Studierende haben ihre Fragen per E-Mail gestellt und diese wurden auch via E-Mail beantwortet. Informationen, die für alle Studierenden wichtig waren, wurden in Teams veröffentlicht. Dabei wurde nur ein Kanal erstellt, worin Studierende nur Leserechte hatten und keinen Beitrag veröffentlichen konnten.

Warum MS Teams & E-Mail?

Wenn Sie MS Teams und E-Mail miteinander kombinieren, erhalten Sie einerseits die Möglichkeit Ankündigungen an alle Studierenden auszusenden, andererseits die individuelle Betreuung der Studierenden via E-Mail.

Wie Sie sich entscheiden, wir unterstützen Sie in allen Varianten. Falls Sie Fragen dazu haben, können Sie sich gerne bei distanzlehre@wu.ac.at melden.