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Microsoft Teams

Mit Microsoft Teams können Sie Webkonferenzen durchführen und erhalten die Möglichkeit während einer Webkonferenz Ihre Studierenden mithilfe Umfragen interaktiv einzubinden. Im Webinar "Microsoft Teams als Webkonferenztool" erfahren Sie mehr darüber.

Erste Schritte

Funktionen während des Meetings

Erste Schritte

Wie bekomme ich als WU-Mitarbeitende*r einen Teams Account?

Sie können sich in Microsoft Teams mit Ihrem WU Account (WU E-Mail Adresse vorname.nachname@wu.ac.at & WU Accountpasswort) anmelden.

Wie melden sich Studierende in Microsoft Teams an?

Studierende müssen ihren WU-Studierenden-Account für Microsoft Teams aktivieren.

  1. Dafür besuchen sie das Controlpanel der WU.
  2. Dann klicken sie auf "Mein E-Mail" und "Office365 Konfiguration".
  3. Dort lesen sie die Nutzungshinweise zu Office365 und wählen die Checkbox neben "Ich habe die Nutzungshinweise zu Office365 gelesen und akzeptiere diese" aus und senden die Eingabe ab.
  4. Dann wählen sie den Gesamten Funktionsumfang (E-Mail, Skype4Business, Teams, Sharepoint, Yammer, Onedrive) aus und senden alles nochmal ab.*

* Die fehlende Aktivierung merken sie, wenn sie sich bei Teams anmelden wollen und eine Meldung in der Art „Your missing out!“ bzw. „Bleiben Sie nicht zurück“ erscheint.

Die Aktivierung kann bis zu 24 Stunden dauern. Die Studierenden können sich nach ca. 24 Stunden nach der Aktivierung mit ihrem WU-Studierenden-Account in Microsoft Teams anmelden.

  1. Dafür besuchen sie die Seite teams.microsoft.com und geben ihre E-Mail Adresse (hMatrikelnummer@s.wu.ac.at) an. Sie werden auf die Loginseite der WU weitergeleitet.
  2. Dort sollen sie sich mit hMatrikelnummer oder hMatrikelnummer@s.wu.ac.at (nicht mit hMatrikelnummer@wu.ac.at) und ihrem WU-Accountpasswort anmelden.
Wie kann ich die Desktop App auf meinen PC herunterladen?

Um die Webkonferenz-Funktion nutzen zu können, müssen Sie die Desktop App von Microsoft Teams herunterladen. Falls Sie die Webbrowser Version verwenden möchten, funktioniert dies derzeit nur in Google Chrome und Microsoft Edge.

Wenn Sie einen WU-Arbeitslaptop verwenden, folgen Sie bitte den folgenden Schritten:

  1. Klicken Sie auf die Lupe unten in der Windows Taskleiste.
  2. Suchen Sie nach "Software Center".
  3. Teams sollte an erster Stelle angezeigt sein. Klicken Sie auf "Teams". 
  4. Klicken Sie auf "Install". Der Download kann eine längere Zeit dauern.
  5. Nach dem Download, werden Sie aufgefordert Ihren Laptop neu zu starten. Bitte starten Sie Ihren Laptop neu.

Nachdem Ihr Laptop wieder hochgefahren ist, haben Sie erfolgreich die Desktop App Microsoft Teams heruntergeladen. Sie erscheint nun auf Ihrem Desktop.

Falls Sie Ihren privaten PC oder Laptop verwenden, laden Sie die Desktop App über den folgenden Link herunter: https://products.office.com/de-at/microsoft-teams/download-app. Folgen Sie den Schritten des Installationsprogramms auf Ihrem privaten PC.

Wie bereite ich eine Webkonferenz mit Microsoft Teams vor?

Haben Sie sich in Teams angemeldet, können Sie Microsoft Teams für eine Webkonferenz mit bis zu 250 Teilnehmer*innen nutzen. Sie können auf mehrere Arten eine Webkonferenz erstellen:

  • Über Microsoft Teams Kalender
  • Über den Outlook Kalender
  • Über ein Team in Microsoft Teams

Wollen Sie Microsoft Teams nur für Ihre Online-Einheiten nutzen, ist es empfehlenswert, die Webkonferenz über den Outlook Kalender zu erstellen:

  1. Öffnen Sie den Kalender in Outlook und erstellen Sie einen Termin, indem Sie auf "Neuer Termin" klicken.
  2. Geben Sie nun in Betreff den LV-Titel ein und ändern Sie ggf. das Datum und die Uhrzeit.
  3. Dann klicken Sie auf "Teams-Besprechung". Sie erhalten somit automatisch den Teilnahmelink zu diesem Termin, den Sie dann den Studierenden zur Verfügung stellen können.
  4. Wenn Sie die Online-Einheiten wiederholen lassen möchten, können Sie daraus einen Serientyp erstellen. Dafür wird nur ein Teilnahmelink generiert, den Sie den Studierenden zur Verfügung stellen können.
  5. Das Feld "An" können Sie auslassen.
  6. Um den Termin zu speichern, klicken Sie auf "Senden".

Sie sehen die erstellte Webkonferenz nun im Kalender in Outlook und im Kalender in Microsoft Teams.

Wie können Studierende an meiner Webkonferenz teilnehmen?

Haben Sie den Teilnahmelink kopiert, können Sie diesen in Ihrer Lehrveranstaltung in MyLEARN als Ankündigung oder Kalendertermin den Studierenden zur Verfügung stellen oder per E-Mail an alle Teilnehmer*innen schicken.
Dafür können Sie die E-Mail Funktion in MyLEARN nutzen:

  1. Melden Sie sich in MyLEARN mit Ihrem WU-Account an.
  2. Gehen Sie in Ihre Lehrveranstaltung in MyLEARN.
  3. Klicken Sie im linken Seitenmenü auf "Verwalten".
  4. Klicken Sie auf den Link "Gruppen-E-Mail verfassen".
  5. Fügen Sie den Link und kurze Informationen hinzu.
  6. Klicken Sie auf "Vorschau". 
  7. Vergessen Sie nicht auf "Senden" zu klicken.

Die Studierenden erhalten Ihre E-Mail auf Ihre Studierenden-E-Mail Adresse und können über einen Klick auf den Link an der Webkonferenz teilnehmen.

Wie starte ich die Webkonferenz mit Microsoft Teams?


Am Tag Ihrer Webkonferenz können Sie die Webkonferenz über den Kalendertermin in Microsoft Teams starten.

  1. Klicken Sie im linken Seitenmenü auf "Kalender".
  2. Klicken Sie auf den vorgesehenen Termin.
  3. Klicken Sie rechts oben auf "Teilnehmen".
  4. Aktivieren Sie Kamera und Mikrofon und klicken auf "Jetzt teilnehmen".

Funktionen während des Meetings

Wie ändere ich die Ansicht meiner Webkonferenz?

Microsoft Teams bietet drei unterschiedliche Ansichten während einer Webkonferenz:

  • Galerie (3x3 Raster)
  • Große Galerie (7x7 Raster)
  • Zusammen-Modus

Sie können während einer Webkonferenz die Ansicht ändern:

  1. Klicken Sie während der Besprechung auf die 3 Punkte.
  2. Dann wählen Sie zwischen Galerie, Große Galerie und Zusammen-Modus aus.
Wie kann ich in Microsoft Teams gemeinsam an einer Datei arbeiten?

In Microsoft Teams können Sie mit Ihren Studierenden während einer Webkonferenz gemeinsam an einer Office-Datei arbeiten. Dies gilt nur für Word-, PowerPoint- und Excel-Dateien.

  1. Laden Sie eine Datei über Drag & Drop oder dem Symbol "Dateien anfügen" in den Chat Ihrer Microsoft Teams Besprechung hoch.
  2. Alle Teilnehmenden und Sie können nun über den Chat das Dokument bearbeiten. Dafür klicken Sie auf die 3 Punkte neben der Datei und dann auf "In Teams bearbeiten".
  3. Da alle Änderungen automatisch gespeichert werden, können Sie (und die Teilnehmer*innen) einfach auf "Schließen" klicken, wenn Sie mit der Bearbeitung fertig sind.

Mit dieser Funktionalität können Sie beispielsweise

  • Word-Dokumente zur Erarbeitung eines Themas nutzen.
  • PowerPoint-Dateien für ein Brainstorming während der Webkonferenz verwenden.
  • Excel-Tabellen für Anwesenheitslisten oder Contact Tracing nutzen.
Wie gebe ich meinen Bildschirm frei?

Sie können während einer Webkonferenz in Microsoft Teams Ihren Desktop, Ihre Vortragsfolien, eine Datei oder eine bestimmte App anzeigen.

Wenn Sie Ihren gesamten Bildschirm übertragen möchten, müssen Sie vorher den Nutzungsbedingungen im Controlpanel zustimmen:

  1. Öffnen Sie das Controlpanel und melden Sie sich mit Ihrem WU-Account an.
  2. Klicken Sie dort auf Microsoft Teams und Teams Funktionen
  3. Akzeptieren Sie die Nutzungsbedingungen

Bitte beachten Sie: Nachdem Sie die Nutzungsbedingungen akzeptiert haben, kann es bis zu mehreren Stunden dauern, bis die Berechtigungen angepasst werden.

Wenn Sie eine Webkonferenz gestartet haben, können Sie wie folgt vorgehen, um Ihren Bildschirm oder einzelne Fenster zu teilen:

  1. Wählen Sie in der Schaltfläche das Symbol "Teilen" aus.
  2. Nun können Sie auswählen, was Sie teilen möchten.
  3. Wählen Sie "Präsentation beenden", um die Bildschirmübertragung zu beenden.

Über die Besprechungsoptionen können Sie festlegen, wer während einer Webkonferenz den Bildschirm übertragen kann.

  1. Öffnen Sie den Besprechungstermin und klicken Sie auf den Link "Besprechungsoptionen". Sie finden diesen unter dem Teilnahmelink "An Microsoft Teams-Besprechung teilnehmen".
  2. Sie können in den Besprechungsoptionen neben "Wer kann präsentieren" folgendes auswählen:
    a) "Nur ich": Nur Sie als Referent*in können präsentieren. Falls Sie während der Webkonferenz dennoch jemand anderen erlauben möchten den Bildschirm zu teilen, dann können Sie über die Teilnehmer*innenliste der Person den Referent*innenstatus erteilen.
    b) "Bestimmte Personen": Sie können bestimmte Personen hinzufügen, die ebenfalls ihren Bildschirm teilen dürfen.
  3. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit einem Klick auf "Speichern".

HINWEIS!

Sie können während einer Webkonferenz von einzelnen Mitgliedern den Status "Referent" ändern. Damit erhalten diese die Berechtigung ihren Bildschirm zu teilen. Nur Organisator*innen der jeweiligen Besprechung können die Besprechungsoptionen verändern.

Wie öffne ich die Teilnehmer*innenliste während des Meetings?
  1. Wählen Sie in der Schaltfläche das Symbol "Teilnehmer anzeigen" aus.
    Sie sehen alle Namen der Personen aufgelistet, die an Ihrer Webkonferenz teilnehmen.
  2. Bei mehr als 3 Teilnehmer*innen haben Sie auch die Möglichkeit über den Link rechts oben "Alle stummschalten", das Mikrofon aller Teilnehmer*innen zu deaktivieren.
  3. Sie können während der Webkonferenz auch zusätzliche Teilnehmer*innen hinzufügen. Geben Sie in das Feld "Jemanden einladen" die Matrikelnummer Ihrer Studierenden ein oder den Namen eines Kollegen oder einer Kollegin.

HINWEIS!

Bitte beachten Sie, dass in Microsoft Teams nur WU Angehörige gefunden werden können. WU-Mitarbeitende finden Sie über den Teams Account (vorname.nachname@wu.onmicrosoft.com). Studierende finden Sie über deren Matrikelnummer (hMatrikelnummer).

Wie kann ich mit Studierenden chatten?
  1. Wählen Sie in der Schaltfläche das Symbol "Chat" aus.  Im Chat können Sie mit Ihren Studierenden kommunizieren und Fragen sammeln.
  2. Lassen Sie die Nachrichten von Ihren Studierenden bewerten, indem Sie die Studierenden dazu auffordern, Reaktionen hinzuzufügen.

    Dafür fahren sie mit der Maus über eine Nachricht und warten bis das Fenster erscheint.
Wie können Dateien versendet werden?

Während einer Webkonferenz können Sie den Chat aktivieren und dabei Dateien hochladen oder Studierende auffordern, dass sie Dateien (z.B. Präsentationen, Hausarbeiten, etc.) zur Verfügung stellen.
 

NOTE:

Bitte bedenken Sie, dass zu viel Datenverkehr (Up- und Downloads) die Qualität der Webkonferenz beeinflussen kann (Unterbrechungen der Sprachübertragung etc.).

Wie kann ich das Whiteboard verwenden?
  1. Wählen Sie in der Schaltfläche das Symbol „Teilen“ und dann "Microsoft Whiteboard" aus.
  2. Sie können nun gemeinsam mit Ihren Studierenden zeichnen, schreiben, rechnen.
  3. Sie können das Whiteboard auch als Bild exportieren. Klicken Sie dafür auf das Zahnrad rechts oben und dann "Bild exportieren".
Wie kann ich das Meeting aufzeichnen?

Die Aufzeichnung und Speicherung von Bild-, Audio- und Videomaterial sowie von Textinhalten (z.B. im Rahmen der Kommentarfunktion) stellt eine datenschutzrechtlich relevante Verarbeitung personenbezogener Daten dar. Aus diesem Grund wurde eine Vereinbarung mit den Betriebsräten zu Microsoft Teams festgelegt. Diese besagt, dass die Aufzeichnung standardmäßig deaktiviert ist und diese nur durch Zustimmung einer Nutzungsbedingung aktiviert werden kann:

  1. Öffnen Sie das Controlpanel und melden Sie sich mit Ihrem WU-Account an.
  2. Klicken Sie dort auf Microsoft Teams und Teams Funktionen
  3. Akzeptieren Sie die Nutzungsbedingungen

Bitte beachten Sie: Nachdem Sie die Nutzungsbedingungen akzeptiert haben, kann es bis zu mehreren Stunden dauern, bis die Berechtigungen angepasst werden.

Während einer Webkonferenz können Sie wie folgt vorgehen, um diese aufzuzeichnen:

  1. Klicken Sie auf die drei Punkte in der Schaltfläche. Es öffnet sich dabei ein Fenster mit weiteren Optionen.
  2. Dort wählen Sie "Aufzeichnung beginnen" aus um die Aufzeichnung Ihrer Webkonferenz zu starten.
  3. Um die Aufzeichnung zu beenden, wählen Sie in der unteren Schaltfläche die drei Punkte und "Aufzeichnung beenden" aus.
  • Die Aufzeichnung wird anschließend verarbeitet (dies kann eine Weile dauern) und in Microsoft OneDrive gespeichert, und kann dann wiedergegeben werden.
  • Außerdem wird sie im Besprechungschat (oder im eventuell für die Besprechung verwendeten Kanal) angezeigt.

HINWEIS!

Derzeit ist es in Microsoft Teams nicht möglich das Whiteboard während einer Webkonferenz mitaufzuzeichnen. Sie können es jedoch als Bild exportieren.

Wie lege ich Gruppenräume an?

Sie können während einer Webkonerenz in Microsoft Teams Gruppenräume erstellen und die Teilnehmer*innen manuell oder automatisch zu den Gruppenräumen zuweisen, sofern Sie die Besprechung organisiert haben.

  1. Haben Sie als Besprechungsorganisator*in die Besprechung gestartet, wird Ihnen das Symbol für Gruppenräume angezeigt. Klicken Sie auf das Symbol.
  2. Legen Sie fest, wie viele Gruppenräume Sie erstellen möchten. Sie können bis zu 50 Gruppenräume erstellen.
  3. Wählen Sie aus, ob Sie die Teilnehmer*innen automatisch oder manuell den Gruppenräumen zuweisen möchten. Dies können Sie später ändern.
  4. Im rechten Seitenmenü erhalten Sie eine Liste aller Gruppenräume. Dort können Sie alle Gruppenräume nun gleichzeitig starten.
    Bei einer automatischen Zuteilung der Teilnehmer*innen erhalten diese eine Information, dass sie in wenigen Sekunden einem Gruppenraum zugewiesen werden.
    Bei einer manuellen Zuteilung werden die Teilnehmer*innen gefragt, ob sie dem für sie zugewiesenen Gruppenraum betreten möchten. 
  5. Sobald die Gruppenräume gestartet sind, können Sie über die 3 Punkte neben den Gruppenräumen, diese betreten, umbenennen oder schließen.
  6. Falls die Teilnehmer*innen den Chat im Gruppenraum benutzen, klicken Sie auf Chat im linken Seitenmenü des zweiten Microsoft Teams Fenster, um die Chatnachrichten der jeweiligen Gruppenräume einzusehen.
  7. Sobald Sie die Gruppenräume schließen, erhalten die Teilnehmer*innen eine Benachrichtigung, dass ihre Gruppenräume in 10 Sekunden geschlossen werden. Die Teilnehmer*innen kehren dann automatisch zurück zur Besprechung.
Wie erstelle ich eine Umfrage in einer Webkonferenz?

Mithilfe der Anwendung "Forms" können Sie während einer Webkonferenz eine Umfrage erstellen und diese im Chat teilen. Teilnehmer*innen können direkt im Chat an der Umfrage teilnehmen.

Sie können die Umfrage für eine Besprechung vorbereiten oder währenddessen erstellen.

Wenn Sie die Umfrage vorbereiten möchten, gehen Sie vor wie folgt:

  1. Erstellen Sie eine Besprechung in Microsoft Teams.
  2. Klicken Sie auf die Besprechung in Ihrem Microsoft Teams Kalender und auf Bearbeiten.
  3. Klicken Sie oben im Kalendertermin auf das Pluszeichen um eine neue Registerkarte hinzuzufügen.
  4. Wählen Sie Forms aus und klicken Sie anschließend auf Hinzufügen.
  5. Innerhalb dieser Registerkarte in Ihrem Kalender können Sie nun neue Umfragen erstellen und diese erst zu einem späteren Zeitpunkt während der Besprechung veröffentlichen.

Wenn Sie die Umfrage während einer Webkonferenz erstellen möchten, gehen Sie vor wie folgt. Die Auswertung der Antworten wird durch ein Balkendiagramm anonymisiert im Chat dargestellt.

  1. Öffnen Sie während einer Webkonferenz den Chat und klicken Sie auf das Symbol mit den 3 Punkten.
  2. Sie erhalten Anwendungsvorschläge. Wenn Sie in dieser Liste "Forms" nicht sehen, klicken Sie rechts unten auf "Weitere Apps".
  3. Wählen Sie uner "Messaging" die Forms-Anwendung aus.
  4. Stellen Sie eine Frage und geben Sie die Antwortmöglichkeiten in an. Sie können dabei auch entscheiden, ob Teilnehmer*innen nur eine oder mehrere Antworten auswählen können.
  5. Klicken Sie auf "Weiter". Sie erhalten eine Vorschau der Umfrage und können diese entweder bearbeiten oder senden.
  6. Klicken Sie auf "Senden", wenn Sie keine Änderungen mehr vornehmen möchten. Ihre Umfrage wird im Chat veröffentlicht und die Teilnehmer*innen können an der Umfrage teilnehmen.

Die Auswertung der Umfrage wird in Form eines Balkendiagramms innerhalb des Chats dargestellt. In der Auswertung werden nur die Anzahl der Antworten sowie die Verteilung der Antworten angezeigt.

Nur die Ersteller*innne einer Umfrage erhalten detaillierte Informationen über die Auswertung der Ergebnisse: 

  1. Melden Sie sich dafür über https://portal.office.com mit Ihrem WU-Microsoft-Account (vorname.nachname@wu.onmicrosoft.com) an, um zur Übersichtsseite aller Office365 Tools zu gelangen.
  2. Wählen Sie "Forms" aus.
  3. Klicken Sie auf die gewünschte Umfrage.
  4. Wählen Sie die Registerkarte "Antworten" aus.

Sie erhalten eine detaillierte Ansicht Ihrer Auswertung. Mithilfe einer Excel-Tabelle erhalten Sie eine genaue Auflistung der Teilnehmer*innen an der Umfrage und deren Antworten. Sie erhalten über "Weitere Details" eine Übersicht der Teilnehmer*innen sowie deren Antworten für die sie abgestimmt haben.

Wen kann ich als Teilnehmer*in in Microsoft Teams hinzufügen?

In Microsoft Teams können WU Angehörige gefunden werden. WU-Mitarbeitende finden Sie über den Teams Account (vorname.nachname@wu.onmicrosoft.com). Studierende finden Sie über deren Matrikelnummer (h12345678).

Für eine Webkonferenz ist es nicht notwendig, Personen manuell hinzuzufügen. Dafür senden Sie den Teilnahmelink an alle Beteiligten per E-Mail aus (s. auch Wie können Studierende an meiner Webkonferenz teilnehmen?)

Wie lade ich eine Anwesenheitsliste herunter?

Sie können während einer Besprechung eine Anwesenheitsliste herunterladen. Diese beinhaltet die E-Mail Adresse der Teilnehmenden sowie die Information, wann der / die Teilnehmer*in der Besprechung beigetreten ist oder dieses verlassen hat.

HINWEIS!

Bitte informieren Sie Ihre Studierenden über die gespeicherten Daten in den Anwesenheitslisten.

  1. Klicken Sie während einer Webkonferenz auf das Symbol "Teilnehmer anzeigen". Es öffnet sich die Teilnehmerliste.
  2. Klicken Sie dort auf die 3 Punkte und dann "Anwesenheitsliste herunterladen".
  3. Sie finden die Anwesenheitsliste im linken Seitenmenü in Microsoft Teams unter "Dateien" und "Downloads".

Die Anwesenheitsliste ist eine CSV Datei und kann beispielsweise mit Excel geöffnet werden.

Welche Besprechungsoptionen für eine Besprechung sind möglich?

Der / die Organisator*in einer Besprchung kann mithilfe der Besprechungsoptionen bestimmte Einstellungen vornehmen.

  1. Öffnen Sie in Microsoft Teams eine Besprechung und klicken Sie auf den Link "Besprechungsoptionen". Diesen finden Sie unter den Teilnahmelink "An Microsoft Teams-Besprechung teilnehmen".
  2. In den Optionen stehen Ihnen folgende Einstellungsmöglichkeiten für Ihre Webkonferenz zur Verfügung:
  • Wer kann den Wartebereich umgehen?
    Sie können mithilfe dieser Einstellungen festlegen, wer direkt in Ihre Besprechung einsteigen darf und wer in einem Wartebereich auf Ihre Genehmigung warten soll.
  • Anrufer den Wartebereich immer umgehen lassen
    Sie können festlegen, dass Teilnehmer*innen, die sich per Telefon in Ihre Besprechung einwählen den Wartebereich immer umgehen können. Dazu aktivieren bzw. deaktivieren Sie bitte die Umschaltfläche neben "Anrufer den Wartebereich immer umgehen lassen".
  • Ankündigen, wenn Anrufer beitreten oder verlassen?
    Mit dieser Einstellung erhalten Sie eine Benachrichtigung, wenn eine Person, die telefonisch teilnimmt, die Besprechung beitritt oder verlässt.
  • Wer kann präsentieren?
    Sie können festlegen, wer seinen / ihren Bildschirm während einer Webkonferenz teilen darf. Mehr Informationen finden Sie hier.

HINWEIS!

Die Besprechungsoptionen können auch während einer laufenden Webkonferenz verändert werden.

Kann ich mit Microsoft Teams über die Eingabe einer Telefonnummer telefonieren?

Nein. Die WU Lizenz beinhaltet nicht das Telefonieren über Microsoft Teams über Eingabe einer Telefonnummer.

Wie kann ich Gäste oder externe Personen zu einer Webkonferenz hinzufügen?

Es ist möglich Gäste oder externe Personen, die über kein Microsoft Teams Konto verfügen, zu einer Webkonferenz einzuladen.

  1. Kopieren Sie den Teilnahmelink Ihrer Webkonferenz.
  2. Schicken Sie diesen per E-Mail an die E-Mail-Adressen der externen Teilnehmer*innen. Weisen Sie diese daraufhin, dass sie den Link mit Google Chrome oder Microsoft Edge öffnen sollen.
  3. Sobald die Teilnehmer*innen auf den Link klicken, werden sie automatisch zur Website weitergeleitet.
  4. Die Teilnehmer*innen werden zunächst gefragt, ob sie mit der Desktop-App oder im Web an der Webkonferenz teilnehmen möchten.
  5. Die Teilnehmer*innen müssen auf den Link "Als Gast teilnehmen" klicken und werden gebeten einen Namen einzugeben, um als Gast an der Besprechung teilnehmen zu können.

Was ist das Liveereignis in Microsoft Teams?

Das Liveereignis in Microsoft Teams können Sie einsetzen, wenn Sie für Ihre Lehrveranstaltung eine Webkonferenz in einem Frontalformat mit mehr als 250 Studierende und bis zu max. 10.000 Teilnehmer*innen planen.

Bitte beachten Sie, dass in einem Liveereignis Teilnehmer*innen nur zuhören und zusehen können, und kaum Möglichkeit haben mit den Lehrenden in Interaktion zu treten:

  • Teilnehmer*innen können nur über einen „Frage & Antworten (F&A)“-Bereich anonym oder nicht anonym Fragen stellen
  • Alle weiteren Interaktionsmöglichkeiten sind den Teilnehmer*innen nicht erlaubt (Mikrofon, Kamerabild, Bildschirm teilen)

HINWEIS!

In den „Fragen & Antworten (F&A)“-Bereich werden alle Fragen von den Teilnehmer*innen gesammelt. Die Produzent*innen und Referent*innen können die Fragensammlung kontrollieren und entscheiden, welche Fragen nicht veröffentlicht werden oder veröffentlicht und beantwortet werden.

Das Liveereignis sieht 4 Rollen vor:

  • Organisator*in erstellt das Liveereignis
  • Produzent*in steuert das Liveereignis und / oder moderiert den F&A-Bereich: Die Rollen Organisator*in und Produzent*in können von einer Person übernommen werden.
  • Referent*in präsentiert Audio, Video und / oder Bildschirm oder moderiert den F&A-Bereich
  • Teilnehmer*in nimmt am Liveereignis teil und kann Fragen über einen F&A-Bereich stellen

Ein Liveereignis kann öffentlich oder nur bestimmten Personengruppen zugänglich gemacht werden:

  • Personen und Gruppen: Hier müssen Sie die Personen manuell hinzufügen. Nur die angegebenen Personen können das Liveereignis verfolgen und den Teilnahmelink anklicken.
  • Organisationsweit: Alle WU-Mitarbeiter*innen und WU-Studierende können über einen Teilnahmelink an dem Liveereignis teilnehmen. Eine Anmeldung mit dem WU-Account ist erforderlich.
  • Öffentlich: Alle Personen können über einen Teilnahmelink an dem Liveereignis teilnehmen. Eine Anmeldung oder ein Account ist dafür nicht erforderlich.

Um ein Liveereignis zu erstellen, beantragen Sie die dafür vorgesehene Lizenz via E-Mail an notbetrieb_lehre@wu.ac.at mit dem Betreff: Liveereignis in MS Teams.

Wie erstelle ich ein Liveereignis?

Haben Sie die Lizenz für das Liveereignis in Microsoft Teams über notbetrieb_lehre@wu.ac.at beantragt und erhalten, können Sie Ihr Liveereignis erstellen. Folgen Sie dazu der folgenden Anleitung:

  1. Klicken Sie in Microsoft Teams links auf Kalender.
  2. Klicken Sie auf den Pfeil nach unten bei „+ Neue Besprechung“.
  3. Wählen Sie „Liveereignis“ aus.
  4. Füllen Sie die offenen Felder aus und fügen Sie weitere Produzent*innen oder Referent*innen hinzu.
  5. Klicken Sie auf Weiter.
  6. Wählen Sie aus, ob das Liveereignis öffentlich oder nur einem bestimmten Personenkreis zugänglich sein soll.
  7. Klicken Sie auf Planen um Ihre Einstellungen zu speichern.

Um das erstellte Liveereignis zu bearbeiten, klicken Sie auf das Liveereignis und dann auf den Button „Bearbeiten“.

Wie erhalte ich den Teilnahmelink zu einem Liveereignis?

Haben Sie ein Liveereignis erstellt, können Sie auf das Liveereignis klicken. Dort erhalten Sie den Teilnahmelink:

Diesen können Sie an die Teilnehmer*innen schicken. Achten Sie darauf, welche Berechtigung Sie für das Liveereignis gewählt haben.

Wie starte ich ein Liveereignis?

Um das Liveereignis zu starten, klicken Sie auf das Liveereignis und dann auf den Button „Teilnehmen“.

Als Produzent*in

Als Produzent*in erhalten Sie beim Starten eines Liveereignisses folgende Ansicht:

HINWEIS!

Falls die Ansicht bei Ihnen „abgeschnitten“ dargestellt wird, versuchen Sie den Zoom Ihrer Ansicht mit „Strg“ und der „– Taste“ zu verkleinern, sodass bei Ihnen eine vollständige Anzeige dargestellt wird.

Sehen Sie sich das Video von Microsoft an, um zu erfahren, welche Bedeutung die einzelnen Fenster und Symbole für die Produzent*innen haben: https://support.microsoft.com/de-de/office/erstellen-eines-liveereignisses-mithilfe-von-teams-591bd694-121d-405c-b26d-730315e45a22

Als Referent*in

Als Referent*in haben Sie eine andere Ansicht als der / die Produzent*in. Sie können Ihr Audio, Ihr Kamerabild und Ihren Bildschirm den Teilnehmer*innen teilen. Sie haben auch Zugriff auf den F&A-Bereich und können Fragen, die von Teilnehmer*innen gestellt werden, veröffentlichen und beantworten oder ablehnen.

HINWEIS!

Wenn Sie als Referent*in Ihre Präsentation präsentieren, sehen Sie nur Ihre Präsentation. Daher ist es notwendig eine weitere Person zu beauftragen, um den Chat oder den F&A-Bereich zu kontrollieren und zu moderieren. Dies können auch die Produzent*innen oder andere Referent*innen übernehmen.

Als Teilnehmer*in

Als Teilnehmer*in haben Sie die Möglichkeit an einem Liveereignis teilzunehmen und über den F&A-Bereich Ihre Fragen zu stellen. Die Referent*innen können entscheiden, ob Sie Ihre Frage beantworten und veröffentlichen oder nicht. Veröffentlichte Fragen können Sie auch mit einem Like versehen, falls Sie beispielsweise dieselbe Frage stellen wollten.

Wie kann ich externe Personen als Referent*innen einladen?

Wenn Sie ein Liveereignis erstellen, können Sie zu Beginn Personen als Referent*innen oder Produzent*innen hinzufügen. Dafür geben Sie in das Feld „Personen zu Ihrer Ereignisgruppe einladen“ die E-Mail-Adresse der externen Person ein und klicken dann auf „Zur Besprechung einladen“.

Wie erstelle ich ein Team für Microsoft Teams?

Seit 1. März 2021 können Teams für Microsoft Teams nur mehr im Controlpanel erstellt werden.

  1. Dafür besuchen Sie das Controlpanel und melden sich mit Ihrem WU-Account an.
  2. Im linken Seitenmenü klicken Sie auf "Meine Teams" und "Übersicht".
  3. Um ein Team zu erstellen, klicken Sie auf den Button "Hinzufügen".
  4. Füllen Sie das Formular aus und speichern Sie Ihre Eingaben mit einem Klick auf "Speichern".
Wie kann ich mehrere Mitglieder zu einem Team hinzufügen?

Die folgende Beschreibung gilt nur dann, wenn Sie bei der Erstellung eines Teams die LV-Vorlage ausgewählt haben.

Sie können über das Controlpanel mehrere Mitglieder über eine csv- und txt-Datei in ein Team hinzufügen.

  1. Dafür besuchen Sie das Controlpanel und melden sich mit Ihrem WU-Account an.
  2. Im linken Seitenmenü klicken Sie auf "Meine Teams" und "Übersicht". Sie erhalten eine Liste von Teams, die Sie erstellt haben.
  3. Klicken Sie neben dem Team auf den Button "Mitglieder hochladen"
  4. Klicken Sie auf "Durchsuchen" und wählen Sie die Datei aus.
  5. Danach klicken Sie auf "Speichern".
  6. Die Personen in Ihrer Datei wurden als Mitglieder (nicht Besitzer*innen) in Ihr Team hinzugefügt.

HINWEIS!

Bereits bestehende Mitglieder des Teams werden dabei überschrieben.