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Zoom

Mit Zoom können Sie Webkonferenzen mit bis zu 300 Teilnehmer*innen durchführen.
Zoom bietet Ihnen die Möglichkeit während einer Webkonferenz Breakout Räume zu nutzen und Ihre Studierenden z.B. über Umfragen interaktiv einzubinden. Im Webinar "Zoom als Webkonferenztool" erfahren Sie mehr darüber.

HINWEIS!

Falls Ihre Lehrveranstaltung mehr als 300 Teilnehmer*innen hat, können Sie für diese eine Zoom-Lizenz mit bis zu 1.000 Teilnehmer*innen beantragen. Schreiben Sie dafür bitte eine E-Mail an digitalteaching@wu.ac.at mit folgenden Informationen:

  • Titel der Lehrveranstaltung
  • Erwartete Teilnehmer*innenanzahl
  • Datum der geplanten Lehrveranstaltung
Wie bekomme ich als WU-Mitarbeitende*r einen Zoom Account?

Um einen Zoom-Account anzulegen, müssen Sie sich einmalig auf Zoom anmelden.

  1. Gehen Sie auf www.wu.ac.at/zoom.
  2. Klicken Sie auf „Sign in – Configure your account“. Sie werden nun auf die WU Central Login Page geleitet.
  3. Melden Sie sich mit Ihrem WU-Account an.

Der Account wird automatisch angelegt. Sie können unter „Einstellungen“ verschiedene Account-Einstellungen anpassen.

Wie melden sich Studierende in Zoom an?

Studierende müssen ihren WU-Studierenden-Account für Zoom aktivieren.

  1. Dafür gehen sie auf https://www.wu.ac.at/zoom.
  2. Sie klicken auf „Sign in – Configure your account“. Damit werden sie auf die WU Central Login Page geleitet und können sich dort mit ihrem WU- Studierenden-Account anmelden. Der Account wird anschließend automatisch angelegt.

Die Studierenden können unter „Einstellungen“ verschiedene Account-Einstellungen anpassen.

Wie kann ich die Desktop App auf meinen PC herunterladen?



Um den vollen Funktionsumfang von Zoom nutzen zu können, müssen Sie die Desktop App von Zoom herunterladen. Falls Sie die Webbrowser Version verwenden möchten, funktioniert dies derzeit nur in Google Chrome, Firefox und Chromium Edge.

Wenn Sie einen WU-Arbeitslaptop verwenden, folgen Sie bitte den folgenden Schritten:

  1. Klicken Sie auf die Lupe links unten in der Windows Taskleiste.
  2. Suchen Sie nach "Software Center". Zoom sollte an erster Stelle angezeigt sein.
  3. Klicken Sie auf "Zoom". 
  4. Klicken Sie auf "Install". Der Download kann eine längere Zeit dauern.

Nachdem Ihr Laptop wieder hochgefahren ist, haben Sie erfolgreich die Desktop App Zoom installiert. Sie erscheint nun auf Ihrem Desktop.

Falls Sie Ihren privaten PC oder Laptop verwenden, laden Sie die Desktop App über den folgenden Link herunter: https://zoom.us/download. Folgen Sie den Schritten des Installationsprogramms auf Ihrem privaten PC/Laptop.

Die Anmeldung in Zoom erfolgt folgendermaßen:

  1. Öffnen Sie Zoom.
  2. Klicken Sie auf "Sign In".
  3. Klicken Sie auf "Sign In with SSO".
  4. Geben Sie als Firmendomäne "wu-ac-at" an und klicken auf "Continue".
  5. Loggen Sie sich mit Ihrem WU-Mitarbeiter*innen Account ein.
Wie aktiviere ich Zoom in MyLEARN?

Sie können in Ihren Lehrveranstaltungen und Lehrmaterialsammlungen die Anwendung „Webkonferenz“ aktivieren.

  1. Melden Sie sich in MyLEARN mit Ihrem WU-Account an.
  2. Gehen Sie in Ihre Lehrveranstaltung oder Lehrmaterialsammlung in MyLEARN.
  3. Klicken Sie im linken Seitenmenü auf "Verwalten".
  4. Klicken Sie auf „Anwendungen“.
  5. Scrollen Sie zum Bereich „Kommunikation“ und aktivieren Sie die Anwendung „Webkonferenz“.
Wie bereite ich eine Webkonferenz mit Zoom vor?

Sie können über MyLEARN eine Webkonferenz mit Zoom anlegen:

  1. Melden Sie sich in MyLEARN mit Ihrem WU-Account an.
  2. Gehen Sie in Ihre Lehrveranstaltung oder Lehrmaterialsammlung in MyLEARN.
  3. Klicken Sie im linken Seitenmenü auf "Webkonferenz".
  4. Klicken Sie auf „Start Zoom“.
  5. Drücken Sie auf „Schedule a New Meeting“, um ein Meeting in der Lehrveranstaltung oder Lehrmaterialsammlung anzulegen.
  6. Legen Sie Titel, Datum sowie weitere Einstellungen fest und klicken auf „Save“.

Sie können Webkonferenz zudem außerhalb von MyLEARN planen:

  1. Gehen Sie auf www.wu.ac.at/zoom.
  2. Klicken Sie auf „Sign in – Configure your account“. Sie werden nun auf die WU Central Login Page geleitet.
  3. Melden Sie sich mit Ihrem WU-Account an.
  4. Klicken Sie im Seitenmenü auf „Meetings“.
  5. Klicken Sie auf „Ein Meeting planen“.
  6. Legen Sie Titel, Datum sowie weitere Einstellungen fest und klicken auf „Speichern“.
Wie können Studierende an einer Zoom Webkonferenz teilnehmen?

Studierende können über Ihre Lehrveranstaltung oder Lehrmaterialsammlung in MyLEARN auf die Zoom Webkonferenz zugreifen.

  1. Studierende besuchen Ihre Lehrveranstaltungsumgebung oder Lehrmaterialsammlung in MyLEARN.
  2. Sie klicken im linken Seitenmenü auf „Webkonferenz“.
  3. Anschließend klicken sie auf „Start Zoom“.
  4. Studierende sehen eine Liste aller geplanten Zoom Webkonferenzen dieser Lehrveranstaltung und treten über den Button „Join“ einer laufenden Webkonferenz bei.

Falls Ihre Webkonferenz nicht über MyLEARN geplant wurde, können Studierende wie folgt auf Ihre Webkonferenz zugreifen: Kopieren Sie den Teilnahmelink vor oder während der Webkonferenz und schicken Sie diesen per E-Mail an alle Teilnehmer*innen aus. Dafür können Sie die E-Mail Funktion in MyLEARN nutzen:

  1. Melden Sie sich in MyLEARN mit Ihrem WU-Account an.
  2. Gehen Sie in Ihre Lehrveranstaltungsumgebung in MyLEARN.
  3. Klicken Sie im linken Seitenmenü auf "Verwalten".
  4. Klicken Sie auf den Link "Gruppen-E-Mail verfassen".
  5. Fügen Sie den Teilnahmelink, den Meetingkenncode und eventuell eine kurze Beschreibung hinzu.
  6. Klicken Sie auf "Vorschau". 
  7. Klicken Sie auf "Senden“.

Die Studierenden erhalten Ihre E-Mail auf ihre Studierenden-E-Mail Adresse und können über einen Klick auf den Link an der Webkonferenz teilnehmen.

Wie starte ich die Webkonferenz über MyLEARN mit Zoom?

Sie starten die Webkonferenz über die Anwendung „Webkonferenz“ auf MyLEARN.

  1. Um eine Webkonferenz zu starten, klicken Sie im linken Seitenmenü auf "Webkonferenz".
  2. Wählen Sie „Start Zoom“.
  3. Klicken Sie beim vorgesehenen Termin auf „Start“.
  4. Betreten Sie das Meeting über die Client-Applikation.
Wie starte ich ein Sofort-Meeting mit Zoom?

Ein Sofort-Meeting ist über MyLEARN nicht möglich. Nutzen Sie hierfür die Desktop-App von Zoom.

  1. Loggen Sie sich mit Ihrem Account in der Desktop-App von Zoom ein.
  2. Klicken Sie auf das Kamera Symbol über dem Schriftzug „Neues Meeting“.
  3. Mit einem Klick auf    legen Sie fest, ob Ihre Kamera beim Start des Meetings aktiviert oder deaktiviert ist.

Falls Ihnen die Desktop-App von Zoom nicht zur Verfügung steht, können Sie über www.wu.ac.at/zoom ebenfalls ein Sofort-Meeting starten.

  1. Gehen Sie auf www.wu.ac.at/zoom.
  2. Klicken Sie auf „Host - Start a meeting“.
  3. Klicken Sie auf „starten Sie sie über Ihren Browser“, um das Meeting im Browser zu starten.

HINWEIS!

Meetings über den Browser verfügen nicht über den vollen Funktionsumfang. Wir empfehlen daher die Desktop App auf  Ihren PC/Laptop herunterzuladen.

Welche zusätzlichen Funktionen kann ich während der Webkonferenz nutzen?
Sie können Ihren Bildschirm übertragen.

Sie können während einer Webkonferenz in Zoom Ihren Bildschirm übertragen und so Ihren Desktop, Ihre Vortragsfolien, eine Datei oder eine bestimmte App teilen.

  1. Wählen Sie in der Schaltleiste die Funktion "Bildschirm freigeben" aus.

  2. Wählen Sie aus, was Sie teilen möchten.
  3. Wählen Sie "Stoppen", um die Bildschirmübertragung zu beenden.
  4. Mit „Freigabe unter“ können Sie die Bildschirmübertragung pausieren. Ihre Studierenden sehen während der Pause den zuletzt gezeigten Bildschirm. Sobald Sie die Bildschirmübertragung fortsetzen, sehen die Studierenden wieder das aktuelle Bild.


Über den Button „Sicherheit“ können Sie festlegen, ob Teilnehmer*innen ihren Bildschirm freigeben dürfen.

HINWEIS!

Nur Hosts des jeweiligen Meetings können die Bildschirmfreigabe für Teilnehmer*innen erlauben.

Sie können eine Teilnehmer*innenliste während der Webkonferenz aufrufen.
  1. Wählen Sie in der Schaltleiste den Button "Teilnehmer" aus.

    Sie sehen die Namen aller Personen aufgelistet, die an Ihrer Webkonferenz teilnehmen.
     
  2. Sie können das Teilnehmerfenster frei verschieben.
  3. Mit dem Button „Alle stummschalten“ können Sie das Mikrofon aller Teilnehmer*innen gleichzeitig deaktivieren.
  4. Sie können während der Webkonferenz auch zusätzliche Teilnehmer*innen hinzufügen. Klicken Sie dafür auf den Button „Einladen,“ um zusätzliche Kontakte einzuladen oder um den Einladungslink zu kopieren.

Nach einer Webkonferenz können Sie die Teilnehmer*innenliste einsehen und als CSV-Datei in MyLEARN herunterladen:

  1. Melden Sie sich in MyLEARN mit Ihrem WU-Account an.
  2. Gehen Sie in Ihre Lehrveranstaltung oder Lehrmaterialsammlung in MyLEARN.
  3. Klicken Sie im linken Seitenmenü auf "Webkonferenz".
  4. Klicken Sie auf "Start Zoom".
  5. Wählen Sie im Reiter "Previous Meetings" aus.
  6. Klicken Sie beim entsprechenden Meeting auf "Report".
  7. Klicken Sie auf "Export as CSV File".

Falls Ihre Webkonferenz nicht über MyLEARN abgehalten wurde, können Sie die Teilnehmerliste wie folgt herunterladen:

  1. Gehen Sie auf www.wu.ac.at/zoom.
  2. Klicken Sie auf "Sign in - Configure your account".
  3. Melden Sie sich mit Ihrem WU-Account an.
  4. Klicken Sie im linken Seitenmenü auf "Berichte".
  5. Klicken Sie auf "Nutzung".
  6. Fahren Sie mit der Maus in die Spalte "Teilnehmer" und klicken Sie auf die Teilnehmer*innenzahl.
  7. Klicken Sie auf "Exportieren", um die Teilnehmer*innenliste als CSV-DAtei herunterzualden.
Sie können mit Ihren Studierenden chatten.
  1. Wählen Sie in der Schaltfläche den Button "Chat" aus. 

    Im Chat können Sie mit Ihren Studierenden kommunizieren oder z.B. Fragen sammeln.
     
  2. Als Host können Sie festlegen, wer mit wem chatten darf. Klicken Sie hierfür auf das Symbol im Chatfenster und wählen Sie die gewünschte Einstellung aus.
  3. Der Chatverlauf kann während eines Meetings zwischengespeichert werden. Klicken Sie hierfür auf das Symbol im Chatfenster und anschließend auf „Chat speichern“. Der Chat wird zudem am Ende eines Meetings automatisch lokal auf Ihrem Computer gespeichert.
Sie können eigene Dateien hochladen oder von Konferenzteilnehmer*innen hochladen lassen.

Über den Chat können auch Dateien hochgeladen werden. Stellen Sie eigene Dateien zur Verfügung und lassen Sie Studierende Dateien abgeben (z.B. Präsentationen, Hausarbeiten).

HINWEIS!

Bitte bedenken Sie, dass viel Datenverkehr (Up- und Downloads) auch die Wiedergabequalität der Webkonferenz beeinflussen kann (z.B. durch mögliche Unterbrechungen der Sprachübertragung).

Sie können gemeinsam mit Ihren Studierenden an einem Whiteboard arbeiten.
  1. Klicken Sie in der Schaltleiste auf den Button „Bildschirm freigeben“ und dann auf "Whiteboard".
  2. Es öffnet sich anschließend das Whiteboard und eine Kommentarleiste wird eingeblendet. Auf dieser können Sie verschiedene Farben, Symbole, Formen ec. auswählen und am Whiteboard zeichnen.
    image:Whiteboard_Leiste1.PNG
  3. Um gemeinsam mit Studierenden das Whiteboard bearbeiten zu können, muss das Annotieren durch die Teilnehmer*innen erlaubt sein. Die Teilnehmer*innen können anschließend mit einem Klick auf "Kommentieren" ebenfalls am Whiteboard arbeiten.
  4. Wenn Sie fertig sind, können Sie die Inhalte auf dem Whiteboard auch als Bild exportieren. Klicken Sie dafür auf den Button „Speichern“. Das Whiteboard wird anschließend lokal gespeichert.

HINWEIS!

Das Bild wird als PNG-Datei abgespeichert, welches Sie unter anderem mit der App „Fotos“ öffnen können. Falls Sie das Bild bearbeiten möchten, können Sie kostenfreie Programme wie Inkscape oder GIMP verwenden.

Sie können Ihre Webkonferenz aufzeichnen.

WICHTIG!

Die Funktion zur Aufzeichnung von Meetings muss wegen datenschutzrechtlicher Bestimmungen zunächst freigeschaltet werden. Dafür müssen Sie einen Antrag stellen:

  1. Gehen Sie auf https://short.wu.ac.at/zoom-sd.
  2. Klicken Sie auf "Login WU Service Desk".
  3. Melden Sie sich mit Ihrem WU-Account an.
  4. Lesen Sie den Informationstext aufmerksam durch.
  5. Aktivieren Sie die Checkbox.
  6. Klicken Sie auf "Erstellen".

Sie können die Aufzeichnungsfunktion sofort nutzen. Gehen Sie wie folgt vor:

  1. Klicken Sie auf den Button „Aufzeichnen“.
  2. Sie können wählen, ob die Aufzeichnung lokal (d.h. auf Ihrem Computer) oder in der Cloud gespeichert werden soll.
  3. Die Aufzeichnung kann mit den Buttons    pausiert beziehungsweise beendet werden.

  • Die Aufzeichnung wird anschließend verarbeitet (dies kann eine Weile dauern) und entweder lokal oder in der Cloud gespeichert.
  • Die Aufzeichnungen, die in der Cloud gespeichert wurden, können zudem von Ihnen und Ihren Studierenden in der jeweiligen Lehrveranstaltung wiedergegeben werden:
    1. Klicken Sie in der jeweiligen LV-Community im Seitenmenü auf den Punkt "Webkonferenz".
    2. Klicken Sie auf "Start Zoom".
    3. Klicken Sie im Reiter auf "Cloud Recordings".
    4. Klicken Sie beim entsprechenden Meeting in der Spalte "Publish" auf den Schieberegler, um die Aufzeichnung freizugeben.

HINWEIS!

Aufzeichnungen in der Cloud werden nach 14 Tagen automatisch gelöscht. Downloaden Sie die Aufzeichnungen vorher auf Ihren Computer, wenn Sie sie archivieren möchten. Sie können die Aufzeichnung im Anschluss zum Beispiel im Lecturecast-Bereich auf MyLEARN hochladen.

Sie können Breakout-Räume anlegen.

Mit Breakout-Räumen können Sie kleine, separate Räume während eines Meetings anlegen. Die Zuordnung der Teilnehmer*innen kann auf drei Arten erfolgen:

  1. Manuell zuweisen; der Host weist hierbei die Teilnehmer*innen gezielt einem Raum zu
  2. Automatische zuweisen; die Teilnehmer*innen werden zufällig einem Raum zugewiesen
  3. Teilnehmer*innen die Auswahl eines Raums gestatten; die Teilnehmer*innen können sich selbstständig einem Raum zuordnen.

Nach dem Beitreten in die Breakout-Räume  können die Teilnehmer*innen das Meeting in kleineren Gruppen fortsetzen. Breakout-Räume können während eines Meetings oder im Vorfeld eines Meetings angelegt werden.

Während des Meetings:

  1. Klicken Sie in der Schaltleiste auf den Button "Breakout Session".
  2. Legen Sie die Anzahl der Räume sowie die Verteilung der Teilnehmer*innen (manuell, automatisch, selbstständig) fest.
  3. In den "Optionen" können Sie unter anderem einstellen, dass die Teilnehmer*innen nach einem bestimmten Zeitraum automatisch zurück in das gemeinsame Meeting geführt werden.
  4. Starten Sie die Breakout-Räume mit einem Klick auf "Alle Sessions beginnen".

Vor dem Meeting:

Sie können für geplante Webkonferenz auch bereits im Vorfeld Breakout-Räume anlegen.

  1. Gehen Sie auf www.wu.ac.at/zoom.
  2. Klicken Sie auf "Sign in - Configure your account" und anschließend auf "Meetings".
  3. Klicken Sie im Reiter „Bevorstehende Meetings“ neben jenes Meeting, in dem Sie Breakout-Räume erstellen wollen, auf „Bearbeiten“.
  4. Setzen Sie bei der Option „Vorauswahl des Breakout-Raums“ ein Häkchen.
  5. Fügen Sie mit      Ihrem Meeting Breakout-Räume hinzu, und weisen Sie Teilnehmer*innen die entsprechenden Räume zu.        

HINWEIS!

Gruppen, welche auf MyLEARN angelegt wurden, können direkt in Breakout-Räume importiert werden. Gehen Sie hierfür auf die Gruppenübersicht auf MyLEARN und wählen die Aktion "CSV-Export (Zoom)" aus. Importieren Sie die CSV-Datei anschließend bei der Planung eines Zoom Meetings.

Wie erstelle ich eine Umfrage in einer Webkonferenz?

In Zoom können Umfragen entweder während einer Webkonferenz erstellt oder im Vorfeld der Webkonferenz angelegt werden. Das Erstellen bzw. Anlegen einer Umfrage ist nur in geplanten Meetings möglich. In Sofort-Meetings können Umfragen nicht erstellt werden.

Während des Meetings:

  1. Klicken Sie in der Schaltleiste auf den Button "Umfragen".
  2. Klicken Sie auf "Eine Frage hinzufügen".
  3. Legen Sie den Titel für die Umfrage fest und wählen Sie aus, ob diese anonym durchgeführt werden soll.
  4. Erstellen Sie bis zu zehn Single-Choice oder Multiple-Choice-Fragen.
  5. Klicken Sie auf den Button "Starten Sie die Umfrage", um die Umfrage für die Teilnehmer*innen freizugeben.
  6. Mit dem Button "Beenden Sie die Umfrage" wird diese wieder geschlossen.
  7. Sie können die Ergebnisse nun für alle freigeben oder die Umfrage erneut starten.
  8. Mit "Beenden Sie die Umfrage-Resultate" schließen Sie die Einsichtnahme in die Ergebnisse der Umfrage.

Vor einem Meeting:

  1. Gehen Sie auf www.wu.ac.at/zoom.
  2. Klicken Sie auf "Sign in - Configure your account" und anschließend auf "Meetings".
  3. Klicken Sie im Reiter "Bevorstehende Meetings" auf jenes Meeting, in dem Sie eine Umfrage erstellen wollen.
  4. Klicken Sie am Ende der Seite auf "Hinzufügen", um eine Umfrage anzulegen.
Wen kann ich als Teilnehmer*in in Zoom hinzufügen?

In Zoom können sowohl WU-Angehörige, als auch externe Personen gefunden werden. WU-Mitarbeitende finden Sie über den Zoom Account (vorname.nachname@wu.ac.at). Studierende finden Sie über deren Matrikelnummer (h12345678@wu.ac.at). Externe Personen können über deren E-Mail-Adresse hinzugefügt werden.

HINWEIS!

Für eine Webkonferenz ist es nicht notwendig, Personen manuell hinzuzufügen. Dafür senden Sie den Teilnahmelink an alle Beteiligten per E-Mail aus (s. auch Wie können Studierende an meiner Webkonferenz teilnehmen?)

Welche Besprechungsoptionen für eine Besprechung sind möglich?

Sie als Host, bzw. Besprechungsorganisator, können während einer Besprechung bestimmte Einstellungen vornehmen:

  • Die Teilnehmer*innen können stumm geschaltet werden. Dazu klicken Sie in der Kontrollleiste auf den Button „Teilnehmer“ und fahren mit der Maus über einzelne User*innen. Dort klicken Sie auf „Stummschalten“. Mit einem Klick auf „Alle stummschalten“ werden alle Teilnehmer*innen des Meetings gemutet. Die Stummschaltung kann nur von dem/der Teilnehmer*in selbst wieder aufgehoben werden. Die Erlaubnis, die Stummschaltung aufzuheben, können Sie unter „Sicherheit“ deaktivieren. 
  • Mit der Warteraumfunktion gelangen Teilnehmer*innen nach dem Betreten des Meetings zunächst in einen Warteraum. Sie müssen anschließend diesem /dieser Teilnehmer*in den Zugang zum Meeting erlauben. Der Warteraum kann während des Meetings unter „Sicherheit“ -> „Warteraumfreigabe“ aktiviert bzw. deaktiviert werden.
  • Sie können festlegen, wer seinen/ihren Bildschirm während einer Webkonferenz teilen darf. Unter dem Punkt „Security“ auf der Schaltleiste können Sie die Bildschirmfreigabe für Teilnehmer*innen aktivieren bzw. deaktivieren. Als Host können Sie das Teilen des Bildschirms eines Teilnehmers/einer Teilnehmerin jederzeit beenden.

HINWEIS!

Die Besprechungsoptionen können auch vor einer laufenden Webkonferenz in den Kontoeinstellungen festgelegt werden.

Wie kann ich Gäste oder externe Personen zu einer Webkonferenz hinzufügen?

Es ist möglich Gäste oder externe Personen, die über kein Zoom Konto verfügen, zu einer Webkonferenz einzuladen.

  1. Kopieren Sie den Teilnahmelink Ihrer Webkonferenz.
  2. Schicken Sie diesen per E-Mail an die E-Mail-Adressen der externen Teilnehmer*innen. Weisen Sie diese darauf hin, dass sie den Link mit Google Chrome oder Microsoft Edge öffnen sollen.
  3. Sobald die Teilnehmer*innen auf den Link klicken, werden sie automatisch zur Website weitergeleitet.
  4. Die Teilnehmer*innen werden zunächst gefragt, ob sie mit der Desktop-App oder im Web an der Webkonferenz teilnehmen möchten.
  5. Die Teilnehmer*innen müssen auf den Link klicken und werden gebeten einen Namen einzugeben, um als Gast an der Besprechung teilnehmen zu können.