Online-Prüfungsumgebung

Eine neu erstellte OPU enthält automatisch generierte Portlets, die Informationen für Studierende beinhalten, sowie automatisch aktivierte Anwendungen, die Sie für Ihre Online-Prüfung nutzen können. Zusätzlich enthält jede OPU eine Prüfungserklärung, die Studierenden vor Prüfungsbeginn akzeptieren müssen (siehe Beispiel).

Portlets: Die folgenden Portlets erscheinen auf der linken Spalte der "Home"-Seite Ihrer OPU und dienen als Information für Studierende. Die Inhalte dieser Fix-Portlets können nicht manuell geändert werden:

• Portlet "Kalender": zeigt den Prüfungstermin und einen dynamisch hinzukonfigurierten Termin für die Vorbereitungszeit an.
• Portlet "Willkommen":  zeigt Datum und Uhrzeit des Prüfungsstarts und synchronisiert sich automatisch mit den Termindaten aus Rooms .
• Portlet "Prüfung mit Online-Aufsicht": erscheint nur wenn eine Online-Aufsicht aktiviert ist. Informiert über das Vorhandensein der Online-Aufsicht und ihren Startzeitpunkt.
• Portlet "Ihre To-Dos vor einer Online-Prüfung":  Inhalte variieren je nach Einstellungen in der OPU. Verlinkt auf die wichtigsten Vorabinformationen für Studierende (z.B. Prozessinformationen)
• Portlet "MS Teams zur Kommunikation"; erscheint nur wenn Microsoft Teams aktiviert ist. Informiert über die Verwendung von Teams zur Kommunikation während der Prüfung und beinhaltet den Link zum Prüfungsteams für die Selbsteinschreibung der Studierenden in das Prüfungsteams. 

Das Portlet "Information" erscheint auf der rechten Spalte der "Home"-Seite Ihrer OPU. Es ist das einzige Portlet welches Sie individuell anpassen können. Hier werden alle jene wichtigen Informationen zur individuellen Prüfung eingetragen, die noch nicht aus den Fix-Portlets hervorgehen (z.B. zum Prüfungsdesign)

Anwendungen: Zu den bereits aktivierten Anwendungen in Ihrer OPU gehören:

• Kalender: um Studierenden über den Prüfungstermin und den Termin zur Vorbereitungszeit zu informieren.
• Notenbuch: um Studierenden über ihr Prüfungsergebnis zu informieren, um das Prüfungsergebnis durch Definition eines Notenschlüssels in eine Note umzuwandeln, um Prüfungsergebnisse ins BACH-System zu übermitteln und bei Verwendung der Anwendung "Digitale Prüfungen".
• Digitale Prüfungen: Es wird empfohlen ausschließlich damit eine schriftliche Online-Prüfung zu erstellen. 
• E-Mail: um Gruppenemails oder E-Mails an einzelne Studierende zu verschicken.

Zwei weitere Anwendungen stehen Ihnen zur Verfügung:

• Ankündigungen: um Informationen auf der "Home"-Seite der OPU zu veröffentlichen.
• (moderiertes) Forum: als Kommunikationskanal-Alternative zu Microsoft Teams.

Um eine OPU zu erstellen, müssen Sie zuvor den Prüfungstermin über Rooms buchen, sofern dies nicht bereits im Rahmen der Lehrveranstaltungsankündigung geschehen ist. Gehen Sie dafür folgendermaßen vor:

1. Öffnen Sie die LV-Verwaltung in Rooms.
2. Öffnen Sie die Administration der LV-Termine (Buchungen | Lehre) oder legen Sie alternativ einen internen Termin an. 
3. Legen Sie einen neuen Termin an oder wählen Sie einen bereits angelegten Termin aus. 
4. Wählen Sie "Online-Einheit" als Raum aus.
5. Klicken Sie auf "Sichern".
6. Markieren Sie den gewünschten Termin als Prüfung mit einem Klick auf "P". Der Termin sollte die Prüfungszeit exakt umfassen (z.B. 90 Minuten Prüfung = Termin 10:00-11:30 Uhr). Die Vorbereitungszeit wird nicht mit gebucht (siehe Hinweis unten).
7. Sofern diese Prüfung als gemeinsamer Termin mit anderen Lehrveranstaltungen stattfindet (z.B. bei einer PI), markieren Sie den Termin als "gleicher Termin wie LV..." mit einem Klick auf "T".
8. Bestätigen Sie alle Eingaben und gehen Sie dann auf "Buchen".

Beachten Sie bitte folgende wichtige Hinweise:

• Die Synchronisation der Eingaben in Rooms mit MyLEARN findet innerhalb von 24 Stunden und jeweils morgens statt. Es dauert also etwas bis Sie den Termin für Ihre Online-Prüfung auch in der Akademischen Einheit sehen bzw. bis Änderungen an z.B. der Uhrzeit auch in eine bereits angelegte OPU übernommen werden. 
• Termine für Online-Prüfungen aus der Großprüfungswoche werden direkt von den Mitarbeiter*innen der Prüfungsorganisation gebucht. Prüfungsverantwortliche werden über die erfolgte Buchung informiert und sehen die fertige OPU auf der MyLEARN-Startseite unter "Meine Online-Prüfungen" ein. 
• Für Prüfungen in einer OPU dürfen Sie keine Vorbereitungszeit über Rooms buchen. Die Vorbereitungszeit (30 oder 15 Minuten) wird erst in der OPU ausgewählt und ist als Kalendertermin an die OPU gekoppelt. Studierende sehen den Termin für die Vorbereitungszeit in ihrem Kalender, sobald sie der OPU als Mitglied hinzugefügt wurden. Wenn Sie möchten, dass Studierende bereits zuvor eine Information über die Vorbereitungszeit erhalten sollen, dann schicken Sie diese Information bitte gesondert an Studierende aus (z.B. via Syllabus, Ankündigung, Gruppenemail).

Wie lege ich eine Prüfung so an, dass Studierende den Termin nicht sehen?/ nicht als Bestandteil der regulären Vorlesungstermine sehen?

Sie können eine Online-Prüfung in einer OPU als Fallbacklösung für eine Präsenzprüfung anlegen. Zusätzlich zu der Buchung des Präsenzprüfungstermins gehen Sie dafür folgendermaßen vor:

1. Legen Sie einen parallelen Prüfungstermin als Online-Termin an und kennzeichnen Sie ihn mit "B" für "Breakout-Termin". Der Prüfungstermin wird Studierenden nicht angezeigt, kann aber von Ihnen in der Akademischen Einheit eingesehen und mit einer OPU angereichert werden.
2. Sollten Sie die Online-Prüfung statt einer Präsenzprüfung durchführen wollen, dann gehen Sie wieder in Rooms hinein, löschen den Präsenzprüfungstermin und entfernen den Zusatz "B" beim Online-Prüfungstermin. Dadurch sehen ihn nun auch die Studierenden. 
3. Sollten Sie die Online-Prüfung zusätzlich zu einer Präsenzprüfung durchführen wollen, dann belassen Sie den Zusatz "B" beim Online-Prüfungstermin. Fügen Sie die Studierenden zur OPU hinzu. Nur die hinzugefügten Studierenden sehen dann den Online-Prüfungstermin. 

Klicken Sie HIER um mehr darüber zu erfahren, wie Sie Datum/Uhrzeit des Prüfungstermines (und damit auch den Kalendereintrag , den Start der Online-Aufsicht usw.) nach Anlegen der OPU noch abändern können.

Beispiel für das Anlegen eines Termins als Online-Termin, Prüfung, Break-Out Termin (für Studierende nicht einsehbar):

Sobald Sie den Online-Prüfungstermin in Rooms gebucht haben, finden Sie diesen auch in MyLEARN in Ihrer Akademischen Einheit und können somit eine Online-Prüfungsumgebung erstellen.

1. Besuchen Sie Ihre Akademische Einheit. Sie finden diese auf der MyLEARN Startseite unter "Meine Akademischen Einheiten" .
2. Klicken Sie dort im linken Seitenmenü auf "Online-Prüfungstermine".
3. Wählen Sie das entsprechende Semester aus und suchen Sie jenen Termin, für den Sie eine OPU erstellen möchten. Scheint der gewünschte Termin nicht auf, müssen Sie in Rooms den Prüfungstermin angeben. Klicken Sie unter "Aktionen" auf "Neue OPU erstellen". Beachten Sie bitte, dass Sie nur dann diese Aktion ausführen können, wenn Sie entweder als Lehrveranstaltungsverantwortliche*r bei diesem Termin eingetragen sind oder wenn Sie LV-Bearbeiter*in in der Akademischen Einheit sind. In der Akademischen Einheit finden Sie eine Übersicht über die aktuell eingetragenen LV-Bearbeiter*innen. 
4. Nun öffnet sich der OPU-Wizard, der Sie durch die Einrichtung der neuen OPU führt.

• Unter "Titel" können Sie den Namen der OPU angeben, z.B. "Endprüfung Finanzierung". Die Studierenden sehen die OPU auf ihrer MyLEARN-Startseite unter "Meine Online-Prüfungen" und unter dem zugeordneten Semester.
• Unter "Verantwortliche" werden alle Personen angezeigt, die als Lehrveranstaltungsverantwortliche bei diesem Termin in Rooms eingetragen sind. Diese werden automatisch als Administrator*innen der OPU hinzugefügt. Nach der Erstellung der OPU können Sie weitere Administrator*innen hinzufügen.
• In das Feld "Notizen für Prüfungsverantwortliche" können Sie interne Informationen eintragen. Dies kann dann in der OPU von allen Administrator*innen der OPU und LV-Bearbeiter*innen eingesehen und bearbeitet werden. Zusätzlich ist die Information für Mitglieder der zugehörigen Akademischen Einheit(en) sichtbar.
• Unter "Gemeinsame Termine" werden die Online-Prüfungstermine angezeigt, die in Rooms als gemeinsame Termine gekennzeichnet wurden und zur exakt selben Zeit stattfinden. Markieren Sie die Checkbox neben den Online-Prüfungsterminen, die gemeinsam zu dieser OPU verknüpft werden sollen. Sie können diese Verknüpfung jederzeit ändern (s. Wie löse ich die Verknüpfung eines Prüfungstermins mit einer OPU?).

Wenn Sie die Online-Aufsicht wählen...

Die automatisierte Online-Aufsicht dient als eine Maßnahme zur Schummel-Prävention. Dabei werden Aufnahmen des Kamerabildes, des Desktops und des Mikrofons der Studierenden aufgezeichnet. Diese können von den Administrator*innen der OPU während oder nach der Prüfung eingesehen werden (vgl. Informationen für Studierende).

Wählen Sie "Ja", wenn Sie die automatisierte Online-Aufsicht in der OPU für Ihre Prüfung zu aktivieren. Als Startzeitpunkt für die Aktivierung der Online-Aufsicht wird automatisiert die Vorbereitungszeit (30 Minuten vor Prüfungsbeginn) gewählt. Der Endzeitpunkt der Online-Aufsicht ist 15 Minuten nach dem Prüfungsende gesetzt. Diesen Endzeitpunkt können Sie vor Prüfungsbeginn ändern, wenn Sie z.B. BeAble Zeitverlängerung berücksichtigen wollen (Verwalten > Konfiguration der automatisierten Online-Aufsicht).  Beachten Sie bitte, dass der Startzeitpunkt der Online-Aufsicht nur direkt über eine Änderung des Termin in Rooms geändert werden kann und die Synchronisation dieser Änderung wieder bis zu 24 Stunden dauert. 

Mit der Aktivierung der automatisierten Online-Aufsicht werden die folgenden Inhalte der OPU hinzugefügt:

• Die Prüfungserklärung wird automatisch aktiviert. Sie wird am Ende des Pre-Checks der Online-Aufsicht den Studierenden angezeigt und muss mit einem Klick von ihnen bestätigt werden.
• 30 Minuten Vorbereitungszeit werden als Kalendereintrag zum Termineintrag der Prüfung hinzugefügt.  Dieser Termin stellt eine Empfehlung an die Studierenden dar. Studierende sollen diese Zeit dafür nutzen die Online-Aufsicht einzurichten und mögliche technische Probleme im Vorfeld der Prüfung zu melden und/oder ggf. selbständig zu lösen.
• Das Portlet "Prüfung mit Online-Aufsicht" (siehe Screenshot) das über den Start- und Endzeitpunkt der Aktivierung der Online-Aufsicht informiert
• Ein angepasstes Portlet "Ihre To-Dos vor einer Online-Prüfung" das Studierende über ihre To-Dos vor Prüfungsbeginn informiert (u.a. die ​​​​​​Datenschutzerklärung für die Online-Aufsicht zu lesen​​​die Technik-Checkliste für Prüfungen mit einer Online-Aufsicht genau zu lesen, einen Browser-Multimedia-Test zur vorab Überprüfung der technischen Einstellungen durchzuführen und an den aktuellen Testläufen für Prüfungen mit Online-Aufsicht teilzunehmen).

Mehr zur Dokumentation der Online-Aufsicht: HIER. 

Wenn Sie keine Online-Aufsicht wählen...

Wenn Sie keine Online-Aufsicht aktivieren, können Sie im OPU-Wizard auswählen ob die Vorbereitungszeit 15 oder 30 Minuten vor der Prüfung beginnen soll. Als Startzeitpunkt für die Aktivierung der Prüfungserklärung wird automatisiert die Vorbereitungszeit (15 oder 30 Minuten vor Prüfungsbeginn) gewählt. Der Endzeitpunkt der Prüfungserklärung ist 15 Minuten nach dem Prüfungsende gesetzt. Diesen Endzeitpunkt können Sie vor Prüfungsbeginn ändern, wenn Sie z.B. BeAble Zeitverlängerungen berücksichtigen wollen (Verwalten > Konfiguration der Prüfungserklärung).  Beachten Sie bitte, dass der Startzeitpunkt der Prüfungserklärung nur direkt über eine Änderung des Termin in Rooms geändert werden kann und die Synchronisation dieser Änderung wieder bis zu 24 Stunden dauert. 

Folgende Inhalte werden der OPU hinzugefügt, wenn Sie keine Online-Aufsicht gewählt haben:

• Die Prüfungserklärung wird automatisch aktiviert. Sie wird mit dem Startzeit der Vorbereitungszeit den Studierenden angezeigt und muss mit einem Klick von ihnen bestätigt werden.
• Vorbereitungszeit (15 oder 30 Minuten) als Kalendereintrag, um Studierenden daran zu erinnern rechtzeitig die OPU für ihre Prüfung aufzurufen.
• Ein angepasstes Portlet "Ihre To-Dos vor einer Online-Prüfung" das Studierende über ihre To-Dos vor Prüfungsbeginn informiert (u.a. die Technik-Checkliste für Prüfungen ohne Online-Aufsicht genau zu lesen).

Wenn Sie MS-Teams als Kommunikationskanal wählen...

Mit einem Prüfungsteam in Microsoft Teams können Sie die Kommunikation mit Ihren Studierenden während der Prüfung strukturiert durchführen.  Wählen Sie "Ja", um ein Prüfungsteam als Kommunikationskanal für Ihre Prüfung zu aktivieren. Die Aktivierung des Teams dauert in etwa 5 Minuten und kann anschließend nicht mehr rückgängig gemacht werden. Das Prüfungsteam hat ein spezielles Exam-Logo und trägt im Titel den Namen und Startzeitpunkt der Prüfung (vgl. Beispiel). Alle Administrator*innen der OPU mit einer WU-Mitarbeiter*innen E-Mail, werden automatisch als Besitzer*innen des Prüfungsteams hinzugefügt. Das Prüfungsteam wird zeitgleich mit der OPU archiviert. 

Im Prüfungsteams finden sich drei vorab erstellte Kanäle die optional genutzt werden können:

• Kanal "Allgemein": Informieren Sie die Studierenden über wichtige Informationen oder Änderungen während der Prüfung. 
• Kanal "Inhaltliche Fragen": Studierende können Ihnen in diesem Kanal fachliche Fragen zur Prüfung stellen.
• Kanal "Technische Probleme": Studierende können in diesem Kanal einen technischen Support erhalten (wenn möglich) oder eine Unterbrechung oder einen Abbruch aufgrund technischer Probleme gemäß der Technik Checkliste melden.

Nehmen Sie gerne Änderungen oder Anpassungen im Prüfungsteams vor, z.B. Kanäle anzeigen lassen, weitere Kanäle erstellen, Kanäle entfernen, Ankündigungen vorbereiten.

In der OPU wird mit dem Prüfungsteams auch ein weiteres Fix-Portlet hinzugefügt: Das Teams-Portlet informiert Studierende über die Verwendung von ​​​​​​Microsoft Teams als Kommunikationskanal während der Online-Prüfung und enthält den Teilnahmelink zum Prüfungsteam. Studierende können sich damit selbständig zum Prüfungsteam hinzufügen.

Wenn Sie MS-Teams nicht als Kommunikationskanal wählen...

Falls Sie Microsoft Teams nicht als Kommunikationskanal während der Prüfung verwenden möchten, dann informieren Sie die Studierenden bitte über alternativ gewählte Kommunikationsmöglichkeiten, z.B. Forum oder E-Mail, die jedenfalls vorgesehen sein müssen.

Beim Anlegen einer OPU wird automatisch die Prüfungserklärung aktiviert, d.h. Sie müssen hier nichts mehr dafür tun.

• Die Prüfungserklärung erscheint mit dem Start der Vorbereitungszeit der Prüfung  in einem Pop-up-Fenster. Ist eine Online-Aufsicht aktiviert, erscheint die Prüfungserklärung am Ende des Pre-Check Wizards für die Einrichtung der Online-Aufsicht.
• Die Sprache der Prüfungserklärung (DE oder EN) hängt von den Spracheinstellungen des verwendeten Browsers ab. Ist Google Chrome auf Deutsch eingestellt, dann wird die Prüfungserklärung auch auf Deutsch angezeigt. 
• Das Akzeptieren der Prüfungserklärung kennzeichnet für Studierende die Entgegennahme der Prüfung und damit den Prüfungsantritt. Der aktuelle Wortlaut der Prüfungserklärung findet sich auf der Webseite des Study Service Centers und kann dort auch bereits im Vorfeld der Prüfung eingesehen werden. Erst wenn Studierende auf "Bestätigen" geklickt haben, gelangen sie wieder zurück zur OPU und zu ihrer Prüfung. Bestätigen Sie die Prüfungserklärung nicht, haben Sie keinen Zugriff auf die OPU oder die Prüfung für den gesamten Zeitraum der Prüfung. 

Wie sehe ich ein, wer die Prüfungserklärung bereits akzeptiert hat?

1. Klicken Sie in der OPU im linken Seitenmenü auf "Verwalten".
2. Klicken Sie unter "Prüfungserklärung" auf "Liste von BenutzerInnen exportieren, die die Prüfungserklärung akzeptiert haben".
3. Speichern Sie die CSV-Datei.

Die Liste zeigt an, wer und zu welchem Zeitpunkt die Prüfungserklärung akzeptiert hat. Kein Eintrag neben einer Matrikelnummer bedeutet, dass die Prüfungserklärung nicht akzeptiert wurde und der*die Studierende nicht auf die Prüfung zugegriffen hat (= kein Antritt).

Wenn mehrere Einträge bei einer Matrikelnummer angezeigt werden, bedeutet dies, dass der*die Studierende mehrmals die OPU verlassen hat und wieder eingestiegen ist. Dies kann z.B. bei Internetproblemen oder Problemen mit der Online-Aufsicht passieren.

Bitte achten Sie darauf, alle Änderungen an den Grundeinstellungen rechtzeitig vor dem Hinzufügen von Studierenden als Prüfungsteilnehmende vorzunehmen.

Änderungen der Grundeinstellungen

Änderungen können Sie über den OPU-Wizard vornehmen. Um den OPU-Wizard nochmals aufzurufen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Klicken Sie in der OPU im linken Seitenmenü auf "Verwalten".
2. Klicken Sie unter "OPU-Wizard" auf "Bearbeiten der Grundeinstellungen der OPU".

Ändern Sie Einstellungen und bestätigen Sie alle Änderungen wieder mit "OK". 

Änderung des Datums der Online-Prüfung

Achten Sie darauf, dass bereits alle Grunddaten der Online-Prüfung passen, bevor Sie eine OPU für den Prüfungstermin anlegen. Mit dem Anlegen der OPU werden automatisch Kalendertermine erstellt und Konfigurationen innerhalb der OPU vorgenommen (z.B. in Bezug auf die Prüfungserklärung und ggf. der Online-Aufsicht). Gehen Sie folgendermaßen vor, wenn es dennoch zu einer Änderung des Termins gekommen sein sollte:

1. Behalten Sie den in Rooms eingebuchten Termin bei und ändern Sie hier das Datum (und ggf. auch die Uhrzeit).
2. Sichern Sie die vorgenommenen Änderungen.
3. Unter "Online-Prüfungstermine" wird jetzt ein ganz neuer Termin angezeigt. Erstellen Sie für diesen Termin eine neue OPU und kopieren Sie die Inhalte aus der "alten OPU" in die neue Umgebung. 
4. Beachten Sie bitte, dass mit der neuen OPU auch ein neues MS Teams Prüfungsteam angelegt wurde. Entfernen Sie aus den alten Objekten (Teams, OPU) alle Mitglieder. OPUs ohne Terminanbindung werden automatisch archiviert und werden unter "Online-Prüfungsumgebungen" weiterhin angezeigt. 

Änderung der Uhrzeit der Online-Prüfung

1. Behalten Sie den in Rooms eingebuchten Termin unbedingt bei und ändern Sie hier lediglich die Uhrzeit.
2. Sichern Sie die vorgenommenen Änderungen.
3. Die Änderungen der Uhrzeit werden in die bereits angelegte OPU synchronisiert und am nächsten Tag angezeigt. Die Aktualisierung der OPU-Daten erfolgt i.d.R. werktags bis 10 Uhr in der Früh. 

Wenn Sie LV-Bearbeiter*in sind, dann finden Sie eine Liste aller OPUs und aller Online-Prüfungstermine in Ihrer Akademischen Einheit. Wenn Sie Administrator*in in einer OPU sind, dann finden Sie die nicht archivierten Online-Prüfungsumgebung in der Akademischen Einheit und zusätzlich auf der MyLEARN-Startseite unter "Meine Online-Prüfungen". 

Bis zum Sommersemester 2022 können Sie schriftliche Online-Prüfungen mit der Anwendung "Lernaktivitäten" in MyLEARN erstellen oder bereits mit der neuen Anwendung "Digitale Prüfungen".  Wichtig: Voraussichtlich ab Sommersemester 2022 können Sie in einer Online-Prüfungsumgebung nur mehr mit der Anwendung "Digitale Prüfungen" schriftliche Online-Prüfungen erstellen. Bitte melden Sie sich per E-Mail an digitalteaching@wu.ac.at, wenn Sie Prüfungsinhalte von der Anwendung "Lernaktivitäten" in die Anwendung "Digitale Prüfungen" überspielen möchten. 

Nutzen Sie das Portlet "Information" in Ihrer OPU, um Studierende über die Online-Prüfung zu informieren. Um das Portlet zu bearbeiten, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie in Ihrer OPU im linken Seitenmenü auf "Verwalten".
2. Dann klicken Sie unter "Informationen auf der Startseite" auf "Information".
3. Bis auf die Überschriften können Sie die Anleitung und den Dummy-Text löschen. 
4. Tragen Sie die Informationen zur Online-Prüfung ein und speichern Sie Ihre Eingabe mit einem Klick auf den oberen "OK"-Button.

Bitte orientieren Sie sich bei Ihrer Eingabe an den bereits vorhandenen Überschriften im Portlet und bedenken Sie das sämtliche weitere Informationen bereits in den Fixportlets gegeben werden (Prüfungszeit, Aufsicht ja/nein, Start der Aufsicht, Technik-Checkliste inkl. Informationen zum Ablauf einer Online-Prüfung, usw.):

Kontakt bei Fragen
Nennen Sie bitte die Ansprechpartner*innen für Ihre Studierende für alle Fragen vor der Prüfung .

Regeln der Online-Aufsicht
Erinnern Sie Studierende an die Regeln der Online-Aufsicht die bei Ihrer Prüfung Geltung haben sollen, z.B.:

• Nicht sprechen
• Keine Kopfhörer tragen
• Den Platz nicht verlassen
• Ggf. ein Hochhalten erlaubter Hilfsmittel usw.

Weitere mögliche Regeln finden Sie Regeln der Onlineaufsicht Beispiele.docx. Beachten Sie bitte, dass Sie daraus nur eine individuelle Auswahl von 3-6 Regeln zusammenstellen. Ansonsten werden diese nicht mehr von den Studierenden wahrgenommen und erinnert 

Aufbau der Prüfung

• Welche Anwendung verwenden Sie zum Erstellen der Prüfung ("Lernaktivitäten" oder "Digitale Prüfungen")?
• Welche Fragetypen enthält die Online-Prüfung (z.B. MC-Fragen, offene Fragen)?
• Bei Prüfungen mit Lernaktivitäten: Weisen Sie Ihre Studierenden daraufhin, falls Sie eine oder mehrere Maßnahmen zur Schummel-Prävention einsetzen (z.B. Liste der Fragen ausblenden, Fragen scrambeln, etc.). Erwähnen Sie aber nicht, wenn Sie verschiedene Gruppen einsetzen oder mit Zufallsfragen arbeiten.

Ablauf der Prüfung & erlaubte Hilfsmittel

• Wo werden Studierende die Prüfung finden? Ab wann wird die Prüfung für sie sichtbar sein (sofort, zeitgesteuert...)?
• Bei Prüfungen mit Lernaktivitäten: Sollte die Online-Prüfung aus mehreren Prüfungsbestandteilen bestehen: wird eine Reihenfolge empfohlen oder können Studierende frei wählen, mit welchen Prüfungsbestandteilen sie anfangen oder enden? Bei Prüfungen mit Lernaktivitäten: Haben Studierende unterschiedliche Zeitbeschränkungen innerhalb der Gesamtprüfungszeit, um die einzelnen Bestandteile der Online-Prüfung zu bearbeiten (z.B. 30 Minuten für offene Fragen und 15 Minuten für geschlossene Fragen)?
• Bei BeAble-Prüfungen: wo werden diese zu finden sein?
• Bei Prüfungen mit Lernaktivitäten: Bitte weisen Sie Ihre Studierenden darauf hin, wann eine Prüfung als "abgeschlossen" gilt.
• Ist die Prüfung open-book oder closed-book?
• Setzt die Online-Prüfung eine spezielle technische Ausstattung voraus, die über die erforderliche Ausstattung hinausgeht (z.B. externe Softwareprogramme)?
• Welche Hilfsmittel sind während der Prüfung erlaubt (z.B. Wörterbücher , Taschenrechner, Ohropax, Papier/Stift, Internet/Google, ...)? Spezifizieren Sie ob Hilfsmittel digital oder analog genutzt werden dürfen. 

Kommunikation

• Wie werden Sie während der Prüfung mit Ihren Studierenden kommunizieren? (Empfehlung: Microsoft Teams)
• Welche Kommunikationsregeln gibt es (z.B. keine Screenshots von Prüfungsfragen während der Prüfung)?

Bewertung & Einsichtnahme

• Wie viele Punkte können Studierende mit der Online-Prüfung insgesamt erhalten?
• Mit welchem Bewertungsschema wird gearbeitet (Teilpunkte, keine Teilpunkte, usw.?)
• Wann können Studierende ihr Prüfungsergebnis einsehen?
• Werden Sie ein Notenbuch verwenden? Und wenn ja, wo?
• Wie ist die Einsichtnahme organisiert und bis wann wird diese möglich sein? 

Wie füge ich weitere Portlets hinzu?

Sie haben die Möglichkeit zusätzliche Portlets hinzuzufügen. Bedenken Sie, dass Studierende umfangreiche Informationen über Online-Prüfungen bereits auf der Webseite des Study Service Centers erhalten und Erfahrungen gezeigt haben, dass Studierende die Information umso genauer lesen, desto reduzierter der Text in der OPU gestaltet ist. Wenn Sie dennoch Informationen über ein weiteres Portlet zur Verfügung stellen möchten, dann gehen Sie folgendermaßen vor: 

1. Klicken Sie in Ihrer OPU im linken Seitenmenü auf "Verwalten".
2. Dann klicken Sie unter "Informationen auf der Startseite" auf "Neues benutzerdefiniertes Portlet hinzufügen".
3. Speichern Sie Ihre Eingabe mit einem Klick auf den oberen "OK"-Button.

Wenn Ihre Prüfung nicht von der Prüfungsorganisation verwaltet wird...

• Fügen Sie Ihre Studierenden bitte selbstständig als Prüfungsteilnehmer*innen hinzu (mit der Rolle "Mitglied"). Sie haben zwei Möglichkeiten dies zu tun:
  • Wenn der Prüfungstermin Teil der LV-Termine in Rooms ist: Klicken Sie unter "Verwalten" auf "Synchronisation der Teilnehmer/innen (Anmeldungsabgleich)". Sie können hier alle Teilnehmenden und Studierenden aus den mit diesem Prüfungstermin verknüpften Lehrveranstaltungen in diese OPU mit der Rolle "Teilnehmer*in" übernehmen. Die Teilnehmenden werden entsprechend ihrer Lehrveranstaltungszugehörigkeit automatisch in Gruppen zugeordnet, was praktisch für die Zuordnung von Lehrveranstaltungen aus einer PIs ist. 
  • Wenn der Prüfungstermin nicht Teil der LV-Termine in Rooms ist: Nutzen Sie die Funktion "Bulk-Upload" in LEARN (siehe: Wie kann ich mehrere Mitglieder gleichzeitig hinzufügen?).
• Fügen Sie Kolleg*innen als Administrator*innen in der Rolle Administator*in hinzu (siehe: Wie kann ich Mitglieder verwalten?).  Administrator*innen in der OPU werden auch als Besitzer*innen im zugeordneten Prüfungs-Teams automatisch synchronisiert, d.h. neu angelegte Administrator*innen in der OPU werden auch in Teams als Besitzer*in hinzugefügt und Personen, die als Administrator*in in der OPU entfernt wurden, werden auch in Teams als Besitzerin entfernt. Änderungen direkt in Teams wirken sich aber nicht auf die Mitglieder der OPU aus. 

Wenn Ihre Prüfung von der Prüfungsorganisation verwaltet wird...

• Studierende, die sich über LPIS zur Prüfung in der Großprüfungswoche angemeldet haben, werden vom Team der Prüfungsorganisation nach Ende der Anmeldefrist als Teilnehmer*innen in die OPU hinzugefügt. Sie müssen dafür nichts weiter tun.
• Studierende einer PI, die im Rahmen der Großprüfungswoche ihre Prüfung durchführen, werden vom Team der Prüfungsorganisation zu einem gemeinsam entschiedenen Zeitpunkt hinzugefügt. Bitte besprechen Sie einen möglichen Termin mit den Kolleg*innen der Prüfungsorganisation.
• Fügen Sie Kolleg*innen als Administrator*innen in der Rolle Administator*in hinzu (siehe: Wie kann ich Mitglieder verwalten?). 

Synchronisation von Teilnehmer*innen

• Klicken Sie unter "Verwalten" und "Mitgliederverwaltung" auf "Synchronisation der Teilnehmer/innen (Anmeldungsabgleich)", um die An- und Abmeldungen zwischen BACH und LEARN zu synchronisieren. Das wird nur dann Daten synchronisieren, wenn Teilnehmer*innen automatisch zur OPU hinzugefügt wurden. 

Wichtig!

• Sobald Studierende Mitglied der OPU sind, sehen diese alle freigegebenen Inhalte und alle Informationen in den Portlets unter "Home".
• Vermeiden Sie Änderungen, nach dem die Studierenden in die OPU hinzugefügt wurden, da diese Studierende verunsichern können.

Nein. Das müssen Sie nicht. Der Text der OPU und die Inhalte der automatisch erstellten Portlets auf der "Home"-Seite passt sich an die MyLEARN-Spracheinstellungen der Studierenden an. Davon ausgenommen ist das Portlet "Information", welches Sie selbst befüllen werden.

Sobald Studierende Mitglied einer OPU sind, finden sie die OPU auf der MyLEARN-Startseite unter "Meine Online-Prüfungen" und dem jeweiligen Semester. Da OPU nach Semesterende automatisch archiviert werden, sehen Studierende immer nur die OPU des aktuellen Semesters, sofern sie hier als Mitglied eingetragen sind. 

Bevor Studierende als Teilnehmer*innen zu einer OPU hinzugefügt wurden...

• Geben Sie Informationen über die Prüfung vor dem Beginn der Anmeldung zur Prüfung per E-Mail, Ankündigung oder über andere verfügbare Kanäle bekannt.
• Adaptierbare Textvorlage: Erste Informationen zur Online-Prüfung.docx

Nachdem Studierende als Teilnehmer*innen zu einer OPU hinzugefügt wurden...

• E-Mail (z.B. Gruppenemail)
• Ankündigung
• Microsoft Teams oder Forum auf MyLEARN

Die OPU und das MS Teams zur Prüfung werden automatisch 6 Monate nach dem in ROOMS eingetragenen Prüfungstermin archiviert. Gehen Sie folgendermaßen vor, wenn Sie die OPU bereits früher manuell archivieren möchten (das Teams archiviert sich gleich mit):

1. Klicken Sie in der OPU auf "Verwalten".
2. Gehen Sie unter "OPU-Wizard" auf "OPU Archivieren".
3. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit "Ja, wirklich".

Alternativ können Sie die OPU auch direkt in der Akademischen Einheit archivieren. 

1. Klicken Sie in Ihre Akademische Einheit auf "Online-Prüfungstermine"
2. Gehen Sie bei dem Termin Ihre Wahl unter "Aktionen" auf "Archivieren". 
3. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit "Ja wirklich". 

Für Administrator*innen sowie LV-Bearbeiter*innen werden die archivierten Online-Prüfungsumgebungen weiterhin sichtbar sein.  Wichtig: Für Studierende jedoch sind archivierte OPUs nicht mehr sichtbar und können von ihnen nicht mehr aufgerufen werden. 

Sie können die OPU (und das Prüfungsteams) jederzeit wieder reaktivieren. Klicken Sie dafür einfach auf "OPU reaktivieren". 

Wo sehe ich als Administrator*in meine archivierten Online-Prüfungsumgebungen?

1. Loggen Sie sich bei MyLEARN ein und gehen Sie auf der MyLEARN-Startseite auf "Meine archivierten Lehrveranstaltungen und Communities". 
2. Unter der Rubrik "Meine Online-Prüfungsumgebungen" werden die Termine semesterweise dargestellt.
3. Klicken Sie auf einen der Hyperlinks um in die archivierte OPU zu gelangen.

Wann werden die Online-Prüfungsumgebungen der GP-Woche archiviert?

Bitte wenden Sie sich an die Kolleg*innen der GP-Woche für detaillierte Informationen. In der Regel werden die Prüfungsumgebungen 1-2 Wochen vor der jeweils nächsten GP-Woche archiviert. Damit soll verhindert werden, dass Studierende vergangene Prüfungstermine in der Online-Prüfungsübersicht sehen und am Tag der Prüfung vielleicht hierher klicken. 

Die Verknüpfung eines Termins mit einer OPU kann nachträglich geändert werden. Um die Verknüpfung zu lösen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie in der Akademischen Einheit im linken Seitenmenü auf "Online-Prüfungstermine".
2. Klicken Sie neben dem Termin, dessen Verknüpfung aufgehoben werden soll, auf "Aktionen" und wählen Sie "Verknüpfung mit OPU lösen".

Die Verknüpfung ist damit aufgehoben und die Administrator*innen dieses Termins werden aus der OPU entfernt, sofern sie nicht als Administrator*innen in einem der anderen zugeordneten Termine aufscheinen. Die OPU verbleibt weiterhin in der Liste der Online-Prüfungsumgebungen in der Akademischen Einheit und kann für andere Online-Prüfungstermine wiederverwendet werden (Feature in Bearbeitung).

BeAble-Studierende erhalten einen zeitlichen Nachteilausgleich bei ihrer Online-Prüfung. Eine Prüfung mit Zeitverlängerung sollte für Studierende angelegt werden, die sich außerhalb der GP-Prüfungszeit bei Ihnen direkt melden und eine offizielle Bestätigung von BeAble für das laufende Studienjahr vorweisen. Eine ärztliche Bestätigung alleine ist dafür nicht ausreichend. Oder für Studierende auf der Liste der BeAble-Studierenden, die Sie in der GP-Prüfungszeit direkt von BeAble erhalten. Für Fragen zu BeAble-Studierenden als Prüfungsteilnehmer*innen steht Ihnen das BeAble-Team zur Verfügung.

BeAble-Studierende erhalten einen zeitlichen Nachteilausgleich bei ihrer Online-Prüfung. Die entsprechende Zeitverlängerung muss sowohl bei der Gestaltung von BeAble-Prüfungen (siehe: Wie lege ich eine Prüfung für BeAble-Studierende an?), als auch bei der Konfiguration von Online-Aufsicht oder Prüfungserklärung berücksichtigt werden. 

Gehen Sie wie folgt vor, um die Einstellungen in der OPU für eine BeAble-Prüfung anzupassen:

1. Klicken Sie in der OPU auf Verwalten.
2. Öffnen Sie entweder Konfiguration der Prüfungserklärung oder, sofern die Online-Aufsicht aktiviert ist, Konfiguration der automatisierten Online-Aufsicht.
3. Ändern Sie den Eintrag unter Endzeit ab. Der neue Endzeitpunkt sollte der Endzeitpunkt der BeAble-Prüfung mit der höchsten Zeitverlängerung plus 15 Minuten sein. Beispiel: Eigentliche Endzeit der 60 Minuten dauernden Regelprüfung 12:00, d.h. eingetragene Endzeit lautet 12:15 Uhr. Bei dem Vorhandensein einer BeAble-Prüfung mit 50%-Zeitverlängerung währt die Prüfung 90 Minuten und der neue Endzeitpunkt lautet 12:30 bzw. mit dem 15-Minuten Puffer: 12:45 Uhr.
4. Bestätigen Sie die Änderung mit OK.

BeAble-Prüfung mit Schreibassistenz

Sollte bei Ihrer Prüfung die Unterstützung durch eine BeAble-Schreibassistenz vorgesehen sein, dann müssen Sie diese Person manuell als Teilnehmer*in zur OPU hinzufügen. Um als Administrator/in eine Person mit einem WU-Account als Mitglied hinzufügen gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Wählen Sie unter Verwalten die Mitgliederverwaltung.
2. Gehen Sie auf Hinzufügen und Entfernen von Mitgliedern und klicken Sie auf den Button Mitglied hinzufügen.
3. Geben Sie den Namen der BeAble Schreibassistenz ein und markieren Sie die Checkbox neben dem Treffer mit dem WU-Mitarbeitendenaccount (vorname.nachname@wu.ac.at).
4. Gehen Sie unter Ausgewählte auf hinzufügen. Schreibassistenzen werden mit der Rolle "TeilnehmerIn" hinzugefügt.
5. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit OK.

Die Prüfungserklärung wird von den BeAble-Schreibassistenzen stellvertretend für den/die BeAble-Studierende akzeptiert. Während der Prüfung bespricht sich eine BeAble-Schreibassistenz mit dem/der BeAble-Studierenden via Teams. Dabei hat der/die BeAble-Studierende die Webcam in Teams aktiviert und die BeAble-Schreibassistenz teilt den Bildschirm zur Prüfungsumgebung. Nur die Schreibassistenz wird während der Prüfung in die Prüfungsumgebung eingeloggt sein und die Prüfung aufrufen.

Bei einer Online-Aufsicht wird aufgenommen:

• Das Webcambild der BeAble-Schreibassistenz
• Das Mikrofon, d.h. die Unterhaltung von BeAble-Schreibassistenz und dem/der BeAble-Studierenden über MS Teams
• Alle Bildschirmaktivitäten der BeAble-Schreibassistenz inklusive des unten rechts eingeblendeten MS Teams Videos mit dem/der BeAble-Studierenden

Hier kommt es darauf an, was Sie Studierenden im Vorfeld zeigen möchten. 

1. Wenn Sie Studierenden zeigen wollen, welche Art von Fragen zur Prüfung drankommt, dann bietet sich das Anlegen einer Testprüfung (z.B. auch als Übung) an. Für dies brauchen Sie keine OPU.
2. Wenn Sie möchten, dass Studierende die Einrichtung der Online-Aufsicht im Vorfeld einmal ausprobieren können, dann weisen Sie sie auf den Browser-Multimedia-Test hin.
3. Wenn Sie Studierende das "Komplettpaket" (Prüfungsfragen, OPU, Aufsicht) durchspielen lassen wollen, dann weisen Sie sie auf die Termine für die Testläufe hin. Diese finden vor jeder GP-Woche für alle Studierenden der WU statt.
4. Wenn Studierende noch nie an einem Testlauf teilgenommen haben und dieser vor Ihrer Prüfung auch nicht mehr angeboten wird, dann können Sie auch einen eigenen Termin für einen selberorganisierten Testlauf in Rooms eintragen. Dieser kann als Breakout-Termin der regulären LV oder als einfacher Besprechungstermin angelegt sein. Wichtig sind die korrekten Termineinstellungen (siehe Terminbuchung). Wir empfehlen dabei das Folgende:
   • Benennen Sie den Termin des Testlauf ganz deutlich als Testlauf,  damit Studierende nicht verwirrt sind.
   • Weisen Sie Studierende nochmals darauf hin, dass sie bei technischen Problemen die Technik Checkliste aufmerksam durcharbeiten sollen.
   • Schreiben Sie in das Infoportlet nur hinein, dass es sich hier um einem optionalen Testlauf handelt und geben Sie nicht die üblichen Detailinformationen zur Prüfung.
   • Aktivieren Sie kein MS Teams
   • Archivieren Sie die OPU, sobald Sie mit dem Testlauf fertig sind.
   • Bieten Sie nach dem Testlauf eine Nachbesprechung an, um Fragen zum Testlauf zu klären. 
   • Wichtig: für selberorganisierte Testläufe kann aus ressourcengründen kein technischer Mitsupport geboten werden. 

Um die Dokumentation der Online-Aufsicht einzusehen gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Gehen Sie unter „Verwalten“ auf „Automatisierte Online-Aufsicht“ und wählen Sie „Liste der Aufzeichnungen während einer automatisierten Online-Aufsicht“.
2. Sie gelangen zu einer Überblicksseite mit allen Studierenden, die bereits erfolgreich die Online-Aufsicht aktiviert haben (siehe "Screenshot: Überblicksseite). Hier wird dargestellt wie viele „Artefakte“, d.h. Bild- oder Audioaufnahmen, bereits vorhanden sind. Ein Artefakt besteht aus einer Audioaufnahme oder aus einer Webcam- und Desktopaufnahme, wobei diese Bilder in der Regel etwas zeitversetzt entstanden sind und hier in einer Ansicht jeweils zusammengefasst dargestellt werden.

Mit einem Klick auf den Namen der Studierenden gelangen Sie zur Detailansicht der Aufzeichnungen. Hier befindet sich das Folgende in absteigender Reihenfolge:

• Studierenden-Informationen: Name, Matrikelnummer, das offizielle Foto aus der BACH Datenbank das bei jeder/jedem Studierenden ab dem Zeitpunkt der Immatrikulation vorhanden ist (siehe Screenshot: Studierenden-Informationen).
• Bulk-Action: Möglichkeit alle Artefakte als „in Ordnung“ zu kennzeichnen oder alle Artefakte mit "Alle Überprüfen" für eine spätere Überprüfung vorzumerken.
• Filter: Definition eines optionalen Filters für die Anzeige der Artefakte (siehe Screenshot: Filteroptionen). Folgende Möglichkeiten stehen zur Verfügung:
  • Kontrolliert = Nur diejenigen Artefakte werden angezeigt, die irgendwie (mit "in Ordnung" oder "Überprüfen") markiert wurden.
  • Nicht kontrolliert = Alle Artefakte die nicht markiert wurden, aber eventuell kommentiert wurden.
  • Überprüfen = Alle Artefakte die mit „Überprüfen“ markiert wurden.
  • In Ordnung = Alle Artefakte, die mit „In Ordnung“ markiert wurden.
  • Alle = Alle vorhandenen Artefakte
  • Filter = Hier kann zusätzlich noch ein zeitlicher Filter über die Anfrage gelegt werden. Mit einem Klick auf die aktuelle Aufsichtskonfiguration wird als Startzeitpunkt der Start der Vorbereitungszeit ausgewählt und als Endzeitpunkt das Ende des offiziellen Zeitfensters für die Online-Aufsicht. Über eine Änderung der Start- und Endzeit kann die Auswahl der angezeigten Elemente nochmals adaptiert werden z.B. um nur die genaue Zeit der Online-Prüfung abzubilden.

Vorgehen:

Bereits während der Prüfung kann mit der Durchsicht der Artefakte begonnen werden. Folgende Durchsichtstrategien bieten sich an:

PHASE 1: Erste Sondierung

• Kennzeichnen aller Artefakte als „In Ordnung“. Durchsicht der Inhalte und bei Bedarf Abänderung ausgewählter Markierungen in „Überprüfen“ mit/ohne Kommentar“.
• ODER Durchsicht aller Artefakte und markieren ausgewählter Artefakte „Überprüfen“. Spätere Filterabfrage nach diesen Artefakten und Hinzufügen eines Kommentars.
• ODER Durchsicht aller Artefakte und Kennzeichnung ausgewählter Artefakte mit „Überprüfen“ und Kommentar.

Beispiel: Artefakt mit Webcambild/Desktopaufnahme (siehe Screenshot).
Beispiel: Artefakt mit Audioaufnahme (siehe Screenshot).

PHASE 2: Klärung

Wenn es bereits eine manuelle Kontrolle gegeben hat, dann wird in der Überblicksseite angezeigt ob Artefakte für eine Überprüfung gekennzeichnet wurden („Überprüfen“). Sobald auch nur ein Element zur Überprüfung markiert wurde, färbt sich der Status-Balken rot ein.

Prüfungsverantwortliche gehen die Liste durch und schauen sich die Artefakte der Online-Aufsicht mit dem Filterkriterium „Überprüfen“ bei denjenigen an, die laut Überblicksseite Artefakte zur Überprüfung markiert haben. Sie können den Status auf „In Ordnung“ ändern und einen Kommentar eintragen oder sie belassen die Markierung des Artefakts für eine Nachfolgende Prüfung z.B. durch die Mitarbeitenden des Studienrechts: Nähere Informationen finden Sie hier.

Die Daten werden während der 4-wöchigen Beurteilungsfrist und darüber hinaus während der 2-wöchigen Einspruchsfrist gespeichert und dann gelöscht. Im Falle eines Einspruchs werden die Daten bis zum Abschluss des betreffenden Verfahrens gespeichert und dann gelöscht.

Für den Austausch mit Kolleg*innen gibt es direkt in der OPU einen Info-Bereich. 

1. Klicken Sie auf "Verwalten"
2. Unter "OPU-Wizard" finden Sie "Bearbeiten der Grundeinstellungen der OPU"
3. Hier finden Sie ein Textfeld "Notizen für Prüfungsverantwortliche". 
4. Schreiben Sie Text ein und bestätigen Sie Ihre Eingabe mit "OK". 

Der eingeschriebene Text wird nun sowohl direkt unter "Verwalten" angezeigt (siehe Screenshot), als auch in der Akademischen Einheit unter "Aktionen" und "Details". Nur OPU-Admins haben Zugriff auf diese Informationen.

Nutzen Sie das Feld um Arbeitsaufgaben zu verteilen, Fragen an andere zu stellen oder um über den Erarbeitungsstand von OPU und Prüfung zu informieren. Während der GP-Woche wird dieses Textfeld für den Vorabcheck der OPU/Prüfung genutzt. Mitarbeitende der Digital Teaching Services schreiben hier in den zwei Wochen vor der Prüfung Fragen und Hinweise ein. Bitte schauen Sie also immer wieder mal dort hinein.